7.업무메일 축소하기

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7.1우리 팀 모두가 공동 사용하는 메일함

그림 7-1메일함공유2

아직도 번거롭게 메일을 팀원들에게 전달하시나요?

공유 메일함으로 메일을 이동하기만 해도 팀원들과 자동으로 공유할 수 있습니다!
혹은 공유메일함으로 메일을 자동 분류하여 팀원들과 동시에 메일을 받아볼 수도 있습니다.

공유 메일함은 메일 화면 왼쪽 탭 하단의 '메일환경설정'의 '메일함' 설정에서 관리할 수 있으며,
자동 분류 규칙을 추가 시 공유 메일함으로 자동 분류되도록 한다면 더 편리하겠죠?


가령 예를 들어볼까요?

1메일 > SIDE 메뉴에서 '우리팀업무메일' 이라는 메일함 추가

2환경설정 > 자동분류 > 분류규칙을 통해 팀원들이 공유해야하는 메일을 '우리팀업무메일' 메일함으로 분류되도록 추가

3메일 > SIDE 메뉴 '우리팀업무메일' 메일함 선택 후 우측 끝에 [ ] 버튼 클릭

4[ ] 을 통해 서브메뉴에서 '메일함 공유' 선택

5조직도를 통해 '우리팀업무메일'을 공유할 멤버 지정

이제 제목에 Fwd를 붙여 전달하는 번거로운 과정 없이 동료와 메일을 메일함에서 일괄 공유해 보세요!

7.2회의+일정등록+파일공유+예약까지 일사천리!

그림 7-2일정공유5

바쁜 업무는 쌓여 있는데, 중요한 회의를 준비해야 한다고요?
다우오피스가 간편하게 회의 일정을 진행할 수 있도록 도와드립니다!
다우오피스로 클릭 몇번이면 문제없이 일정공유까지 완벽하게!

만약 '기획팀 회의'를 주최하고자 하신다면,

1캘린더에서 '기획팀 회의' 일정 제목을 상단에 입력

2 회의시간 설정

3+를 눌러 함께 회의를 할 참석자를 부서별로, 개인별로 추가

4하단의 '예약하기'에서 원하는 회의장소를 예약

5'알림'기능으로 1주일, 1일, 1시간, 30분 등 여러번 알림을 설정하여 회의시간을 준수하는 센스!

6회의 참석전 참석자가 미리 참고해야할 자료는 간편하게 댓글로 업로드하는 편리함까지!

아무리 많은 인원이 참석하는 대규모 회의더라도 편리한 다우오피스의 일정등록 기능을 이용한다면 간편한 회의 준비가 가능합니다.

7.3보고 잘하는 직원! 자동 보고되는 참조자!

팀장님께 매번 업무 진행 상황을 보고해야 할 때! 팀원들에게 매번 업무 진행 상황을 물어봐야 할 때!
많이 지치고 힘들진 않으셨나요?

불필요한 시간 낭비는 그만!
동료를 참조자로 추가하면 변경사항이 생길 때마다 자동으로 알림이 전송되니
일일이 보고하는 불편함은 줄어듭니다!

게시판이나 업무에 동료를 참조자로 추가하면 글 수정이나 댓글 알림이 전송됩니다.
중요한 비공개 결재를 진행할 때에도 결재선에 있지 않은 동료를 참조자로 추가하기만 하면
결재 내용이 자동으로 공유되니 편리합니다.
중요한 회의를 통보하고 싶을 때도 문제없어요!
일정 등록 시 참석자에 동료를 추가하기만 하면 자동으로 알림이 전송되므로 OK!

투명한 업무 공유로 효율적으로 소통하는 업무 분위기를 만들 수 있습니다.

7.4Works로 업무 진행하는 방법

그림 7-3works

우리 회사는 다우오피스에서 사용하는 업무 내용과 달라요! 어떡하죠?

걱정하지 마세요! Works는 자체 커스터마이징이 가능하도록 설계되어
어떤 업무환경이라도 맞춤형 서비스를 제공합니다!

회사에 필요한 템플릿을 전사 또는 부서별로 만들어 업무에 사용하고,
다양한 진행 상태 또한 추가 가능하므로 틀에 박힌 업무 형태에서 벗어나
우리 회사 업무 흐름에 맞는 다우오피스 운영이 가능합니다!
자동으로 가젯도 생성되니 대시보드에서 편리하게 이용할 수 있겠죠?

그렇다면, 고객사 관리 앱을 생성해 볼까요?

1Works 홈에서 '앱 만들기'를 클릭

2원하는 템플릿을 클릭하거나 빈 템플릿을 추가한 후 입력항목 관리에서 고객사 정보에 필요한 항목 추가

3'고객사 관리'를 입력하고, 앱 운영자로 지정할 사용자를 조직도를 이용해 추가

4설명란에 '본사의 클라이언트들을 관리하는 앱입니다.' 입력

5모든 설정이 끝나면, 하단의 '앱 만들기'를 클릭

우리 회사만의 특징을 살려,
더 다양한 템플릿으로 완벽한 업무를 진행해보세요!

7.5게시판으로 업무 진행하는 방법

수시로 진행되는 업무를 한곳에 모아서 공유하고 기록하고 싶다면 게시판을 이용해보세요!

전사 게시판은 물론, 부서별 게시판 그리고 공유게시판까지!

회의 기록, 검토 요청과 같은 이메일은 이제 보내실 필요가 없습니다. 
클래식 형 게시판과 피드 형 게시판을 자유롭게 선택하여 사용할 수 있어
효율적인 업무 정보 공유가 가능합니다.

우리 부서의 게시판을 타 부서와 공유하려면,

1공유하려는 게시판의 게시판 설정아이콘()을 클릭

2게시판 설정화면에서, 공유를 사용함으로 설정

3타 부서와 게시판을 공유하려면, 특정 부서와 공유함을 체크

4공유하려는 부서를 선택

5공유 부서에게 작성 권한을 줄 것인지 여부를 선택

6확인 클릭

사내 소통의 시작은 게시판에서 시작됩니다.

7.6메일 확인과 동시에 일정 등록

그림 7-4일정등록

회사 외부 사람과 중요한 미팅 약속을 메일로 정하셨나요?

캘린더로 이동하여 일정을 등록하는 번거로움 없이,
메일 화면에서 바로 캘린더 일정 등록이 가능합니다!

받은 메일에서 빠른 일정 등록을 하려면,

① 받은 메일함에서 해당 메일 열기
② 해당 메일 제목 우측의 '일정등록' 아이콘 클릭
③ 필요한 정보를 등록하고, '확인' 버튼 클릭

만약 상세 일정 내용을 등록하고 싶다면, '일정상세 입력' 버튼을 통해
캘린더로 이동하여 일정 저장을 하면 OK!

더 빠르고 효율적인 일정 관리로 스마트한 인재가 되어 보세요!