예약

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예약에서는 공동으로 사용하는 자산을 온라인으로 예약하거나 대여할 수 있습니다. 실시간으로 자산 사용 현황을 확인하고 사용할 수 있기 때문에 자산을 효율적으로 사용할 수 있게 도와줍니다.

자산은 그 특성에 따라 예약하거나 또는 대여해서 사용할 수 있습니다. 회의실, 차량 등은 지정된 시간동안 예약하여 사용합니다. 도서, 노트북 등 사용자가 직접 가져가서 사용하는 자산은 대여하여 사용할 수 있습니다.

예약 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

그림 1예약 화면 구성

1예약 홈버튼 - 왼쪽 상단에 고정되어 있는 버튼으로, 어느 화면에서나 홈버튼을 눌러 예약 홈으로 이동할 수 있습니다.

2자산 목록 - 등록된 자산 목록이 보이며, 자산을 클릭하면 상세 항목을 확인할 수 있습니다.

3시간대별 예약 현황 - 자산별로 하루 동안의 예약 현황을 한 눈에 확인할 수 있습니다. 타 사이트와 공유된 회의실을 예약한 경우 다른 색으로 표현됩니다.

4예약/대여 현황 - 내가 예약했거나 대여한 항목이 표시되며, 취소/반납 처리를 바로 할 수 있습니다.

5관리자에 의해 멀니컴퍼니로 구성된 경우 타 사이트와 공유된 자산을 확인할 수 있습니다.

1.내 예약/대여 현황

예약메뉴로 이동하면 메인화면에 다음과 같은 정보가 나타납니다.

2.자산 예약/대여하기

사용하려는 자산을 예약하거나 대여합니다.

자산의 예약/대여 설정은 사이트 관리자가 설정합니다.

2.1자산 예약하기

자산을 예약하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 예약하려는 자산을 클릭합니다.

  2. 자산 목록에서 예약을 클릭합니다. 예약을 원하는 날짜와 시간을 클릭하면, 예약 상세화면으로 이동합니다.

    1. 화면 상단에서 날짜이동 버튼()을 클릭하면 전후 주간으로 이동합니다.

    2. 캘린더 아이콘()을 클릭하여 특정 일자로 바로 이동할 수 있습니다.

    3. 예약 상세화면에서 특정일의 빈 공간을 클릭하면 예약화면으로 이동합니다.

    4. 이미 예약이 되어 있는 곳을 클릭하면, 해당 예약의 상세내용을 확인할 수 있습니다.

    5. 지난 날짜 또는 지난 시간에는 예약이 불가능합니다.

    6. 관리자 설정으로 익명이 설정된 경우, 예약 등록 시 익명 예약이 가능합니다. 설정에 따라 무조건 익명으로 예약되거나 예약자가 선택할 수 있습니다.

  3. 예약 정보 설정이 완료되면, 확인을 클릭합니다.

자산 운영자는 예약자를 변경할 수 있습니다.

2.2자산 대여하기

자산을 대여하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 대여하려는 자산을 클릭합니다.

  2. 자산 목록에서 대여하려는 자산의 오른쪽 끝에 있는 대여를 클릭합니다.

    대여 상태는 다음과 같이 표시됩니다.

    1. 대여 - 대여할 수 있는 자산

    2. 대여불가 - 다른 사용자가 대여한 자산

    3. 반납 - 내가 대여한 자산

  3. 대여일에는 현재 날짜와 시각이 표시되며, 대여자에는 본인의 이름이 표시됩니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

자산 운영자는 대여자를 변경할 수 있습니다.

자산 대여 현황으로 필터링하여 확인할 수 있습니다. 자산 목록 오른쪽 상단에 있는 드롭박스를 클릭하면, 전체, 대여가능, 대여불가, 반납 중 하나를 선택하여 필터링할 수 있습니다.

3.자산 예약 취소하기

일정 또는 장소 변경 등의 사유로 내가 예약한 자산을 취소할 수 있습니다. 자산을 취소하는 방법은 다음과 같습니다.

자산의 운영자는 예약 현황을 확인하고, 예약을 취소할 수 있는 권한이 있습니다.

내 예약/대여 현황에서 취소하기

예약메뉴로 이동하면 메인화면에 내가 예약하거나 대여한 자산의 현황이 나타납니다. 취소를 클릭하면, 자산 예약을 취소할 수 있습니다.

예약 상세화면에서 취소하기

예약/대여 내역이 많아 내 예약/대여 현황에서 모두 확인할 수 없는 경우, 자산의 예약 상세화면에서 예약을 취소할 수 있습니다.

예약 상세화면에서 취소하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 예약하려는 자산을 클릭합니다.

  2. 자산 목록에서 예약을 클릭합니다. 예약을 취소하려는 날짜로 이동합니다.

  3. 달력에서 취소하려는 예약을 클릭합니다. 예약 상세화면에 있는 예약 취소하기를 클릭합니다.

4.자산 반납하기

대여한 자산을 사용하고 반납합니다. 반납을 하지 않으면 온라인에서 대여불가로 표시되기 때문에 다른 사용자가 해당 자산을 사용할 수가 없습니다. 자산을 반납하는 방법은 다음과 같습니다.

자산의 운영자는 대여 현황을 확인하고, 반납할 수 있는 권한이 있습니다. 사용자가 자산을 반납하고, 자산의 상태를 변경하지 않았을 때 운영자가 자산의 상태를 변경할 수 있습니다.

내 예약/대여 현황에서 취소하기

예약/대여메뉴로 이동하면 메인화면에 내가 예약하거나 대여한 자산의 현황이 나타납니다. 반납을 클릭하면, 자산의 상태가 반납으로 변경됩니다.

자산 목록에서 취소하기

예약/대여 내역이 많아 내 예약/대여 현황에서 모두 확인할 수 없는 경우, 자산 목록에서 반납할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 반납하려는 자산을 클릭합니다.

  2. 자산 목록에서 반납하려는 자산의 오른쪽 끝에 있는 반납을 클릭합니다.

  3. 대여 상세화면에서 반납하기를 클릭합니다.

5.자산 검색하기

자산의 이름으로 자산을 검색할 수 있습니다. 도서 등과 같이 많이 등록되는 자산을 사용할 때는 유용합니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 검색하려는 자산을 클릭합니다.

  2. 화면 하단에 있는 검색창에 검색어를 입력합니다.

  3. 검색아이콘()을 클릭합니다.

6.자산 설정하기

자산의 운영자는 자산을 이용하는 문구를 작성하거나, 자산을 추가, 수정, 삭제할 수 있습니다. 자산의 운영자는 자산명 옆에 관리아이콘()이 표시됩니다. 관리아이콘()을 클릭하여, 자산을 관리할 수 있습니다.

자산의 운영자는 사이트 관리자가 지정합니다. 자산의 운영권한이 필요한 경우, 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

6.1이용안내

이용안내란 예약/대여메뉴의 왼쪽 사이드바에서 자산을 클릭했을 때, 가장 상단에 노출되는 문구입니다. 자산을 예약 또는 대여하려는 사용자가 숙지해야 할 내용이나, 자산의 특성 등을 기재합니다.

자산의 이용안내 문구를 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 이용안내를 작성합니다.

    1. 이용안내에는 글자 수 제한이 없습니다.

    2. 자산을 이용하는 데 필요한 정보가 많거나, 이미지 등이 있어야 하는 경우 파일로 작성해서 업로드 할 수 있습니다.

      1. 파일을 업로드 하려면, 파일첨부를 클릭합니다. 내 컴퓨터에서 업로드 하려는 파일을 선택한 후, 열기를 클릭합니다.

      2. 파일 첨부 개수 및 용량에는 제한이 없습니다.

  3. 작성이 완료되면, 확인을 클릭합니다.

6.2자산정보관리

자산정보관리에서는 자산을 추가할 때 입력해야 하는 정보를 관리합니다. 예를 들어, 회의실이라는 자산을 추가할 때는 회의실 규모(평수, 좌석 수 등), 위치(층 수, 건물명 등), 회의실 내부 자산(컨퍼런스 전화, 빔 프로젝터 등의 유무) 등을 입력받을 수 있습니다.

자산정보를 관리하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자산정보관리 탭을 클릭합니다.

    1. 코드항목명은 시스템에서 기본적으로 입력받는 항목이며, 수정, 삭제가 불가능합니다.

    2. 항목명은 자산의 이름(예: 회의실A, 프로젝터I)이므로, 기본적으로 이용자에게 보이기가 체크되어 있으며 수정할 수 없습니다.

  3. 자산 정보를 추가하려면, 목록 왼쪽 하단에 있는 추가하기를 클릭합니다. 입력창이 나타납니다.

  4. 입력창에 필드명을 입력하고, 이용자에게 보이기를 선택합니다. 필드명 길이에는 제한이 없습니다.

  5. 추가가 완료되면, 확인을 클릭합니다.

6.3자산관리

자산을 추가, 수정, 삭제 및 순서를 변경합니다.

왼쪽 사이드바에 나타나는 자산의 종류(회의실, 차량, 도서 등)는 사이트 관리자가 지정합니다. 자산의 종류가 추가된 경우에는 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

자산 추가

자산을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자산관리 탭을 클릭합니다.

  3. 목록 상단 또는 하단에 있는 자산추가를 클릭합니다. 자산 추가화면으로 나타납니다.

  4. 각 항목을 입력합니다.

    1. 코드에는 영어와 숫자만 입력할 수 있습니다.

    2. 자산 추가화면에 나타나는 항목은 자산정보관리에 있는 필드입니다.

  5. 입력이 완료되면, 확인을 클릭합니다.

자산 추가화면에 나타나는 항목은 자산정보관리에 있는 필드입니다.

자산 수정

자산 정보를 수정합니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자산관리 탭을 클릭합니다.

  3. 수정하려는 자산의 오른쪽 끝에 있는 설정아이콘()을 클릭합니다.

  4. 각 항목을 수정하고, 확인을 클릭합니다.

자산 삭제

자산을 더 이상 사용할 수 없거나, 폐기한 경우 등록한 자산을 삭제합니다.

자산을 삭제하면, 예약 및 대여 정보는 모두 사라지니 주의하시기 바랍니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자산관리 탭을 클릭합니다.

  3. 삭제하려는 자산의 오른쪽 끝에 있는 설정아이콘()을 클릭합니다.

  4. 삭제를 클릭합니다.

자산 순서 바꾸기

자산이 나타나는 순서를 변경할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자산관리 탭을 클릭합니다.

  3. 자산 목록 위에 있는 순서바꾸기를 클릭합니다.

  4. 드래그 앤 드롭으로 자산의 순서를 변경합니다.

  5. 순서 변경이 끝나면, 순서바꾸기 완료를 클릭합니다.

6.4이용정보

사용자가 자산을 예약할 때 입력해야 하는 정보를 설정합니다. 예를 들어, 차량을 예약할 때 목적지, 회의실 예약시 사용목적 등을 입력받도록 항목을 추가할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 자산의 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 이용정보 탭을 클릭합니다.

  3. 입력창에 사용자에게 입력받을 항목을 최대 20자까지 작성한 후, 추가하기를 클릭합니다.

  4. 작성이 완료되면, 확인을 클릭합니다.

추가한 이용 정보를 수정하려면, 항목명을 클릭합니다.

이용 정보를 삭제하려면, 삭제하려는 항목의 오른쪽 끝에 있는 휴지통아이콘()을 클릭합니다.