문서관리

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문서관리란 사내에서 공유하는 규정이나 매뉴얼을 관리할 수 있는 기능입니다.

1.문서관리 홈

최근에 열람했던 문서를 포함하여, 승인 해야할 문서나 등록 대기중인 문서의 목록을 확인할 수 있습니다.

2.문서 등록

버튼을 클릭하여 문서 등록 페이지로 이동합니다.

  1. 위치 - 문서가 등록될 문서함 위치를 선택합니다.

  2. 제목 - 문서의 제목을 입력합니다.

  3. 보존연한 - 문서의 보존 연한을 지정합니다. 관리자에서 설정한 값이 기본으로 지정되며, 등록자가 변경할 수 있습니다.

  4. 첨부파일 - 문서에 포함될 첨부파일을 등록합니다.

  5. 문서번호 - 문서의 번호를 직접 입력하여 지정할 수 있습니다.

  6. 본문내용 입력 - 문서의 본문 내용을 에디터에 입력합니다.

  7. 등록 - 문서 입력이 완료되면 등록 버튼을 클릭하여 완료합니다. 만약 승인 절차를 사용하면, 해당 문서함 운영자의 승인을 받아야 등록이 완료됩니다.

  8. 임시저장 - 문서를 임시로 저장할 때 사용합니다. 임시 저장한 문서는 등록 대기 문서에서 확인할 수 있습니다.

보존연한 기간이 경과해도 자동으로 삭제되지 않습니다.

어드민에서 옵션이 켜져있을 때만 입력란이 나타납니다.

3.최근 열람 문서

최근에 열람 했던 문서들을 열람 시간 순서대로 50개까지 표시합니다.

4.최근 업데이트 문서

등록(또는 업데이트)된 날짜 순서대로 문서 목록이 표시됩니다.

5.승인 대기 문서

승인이 필요한 문서함의 운영자이고, 해당 문서함에 문서가 등록되었을 때 목록에 나타납니다.

목록에서 문서를 여러개 선택하여, 일괄 승인할 수 있습니다.

문서 상세화면에서 승인(또는 반려)할 수 있으며, 반려시에는 사유를 입력받게 되어 있습니다.

문서함 운영자가 여러 명이더라도 한 명만 승인하면 문서가 등록됩니다.

6.등록 대기 문서

아직 등록되지 않은 문서의 목록을 확인할 수 있습니다.

승인이 필요한 문서함에 문서를 등록하고 승인을 기다리고 있는 승인 대기 문서, 운영자가 반려한 문서, 문서 작성중에 임시저장한 문서 목록이 상태와 함께 표시됩니다.

7.문서함

어드민이 생성한 문서함입니다. 문서함별로 열람/등록에 대한 설정이 다를 수 있습니다.

문서함(문서폴더)은 어드민 화면에서만 추가하거나 삭제할 수 있습니다. 추가 및 삭제에 대한 설명은 사이트어드민 매뉴얼문서관리를 참고바랍니다.

7.1목록

선택한 문서함에 포함된 문서 목록이 표시됩니다.

A.등록

현재 문서함에 등록 권한이 있는 경우 버튼이 표시됩니다. 버튼을 누르면 현재 문서함의 위치가 자동으로 지정됩니다.

B.삭제

삭제 권한이 있는 경우 버튼이 표시됩니다. 문서 목록을 선택하고 버튼을 클릭하여 문서를 삭제할 수 있습니다.

C.이동

삭제 권한이 있는 경우 버튼이 표시됩니다. 문서 목록을 선택하고 버튼을 클릭하여 이동할 문서함을 지정하면, 현재 문서함에서는 삭제되고 지정한 문서함으로 문서가 이동합니다.

문서 이동을 하게되면 현재 문서함에서는 사라지기 때문에, 반드시 삭제 권한을 가지고 있어야 합니다. 또한 이동하려는 문서함에는 등록 권한이 있어야 문서 이동을 할 수 있습니다.

이동하려는 문서함이 승인 기능을 사용하는 경우에는 해당 문서함의 운영자만 이동 기능을 지원하오니 이용에 참고바랍니다.

D.목록 다운로드

문서 목록 정보를 엑셀(.xlsx) 파일로 다운로드 합니다.

목록에 표시되는 제목, 등록자 등의 정보만 저장되며, 문서 내의 데이터는 저장되지 않습니다.

8.문서 상세화면

문서 목록 중 하나를 선택하여, 문서 상세 화면으로 이동합니다.

8.1업데이트

문서에 수정사항이 생길 때, 버튼을 클릭하면 편집 모드로 이동합니다. 현재 문서함에 등록 권한이 있어야 해당 버튼이 보입니다.

A.변경 사유

문서를 업데이트할 때에만 나타나는 항목입니다. 문서 업데이트 변경 내역을 입력하여, 문서 버전을 효과적으로 관리할 수 있습니다.

8.2삭제

삭제 권한이 있는 경우 버튼이 표시됩니다. 문서 목록을 선택하고 버튼을 클릭하여 문서를 삭제할 수 있습니다.

문서 목록화면에서는 전체 버전의 삭제만 가능합니다. 하나의 버전만 삭제하려면 문서의 상세 페이지에서 진행하세요.

A.현재 버전 삭제

현재 열려있는 버전의 문서만 삭제합니다.

현재 버전의 문서를 삭제하면, 버전 목록에서 해당 버전만 삭제됩니다. 예를 들어, VER 1 / VER 2 / VER 3 의 문서에서 VER 2 를 삭제하면, VER 1 / VER 3 문서만 남게됩니다.

B.모든 버전 삭제

모든 버전의 문서가 삭제됩니다.

8.3이동

삭제 권한이 있는 경우 버튼이 표시됩니다. 문서 목록을 선택하고 버튼을 클릭하여 이동할 문서함을 지정하면, 현재 문서함에서는 삭제되고 지정한 문서함으로 문서가 이동합니다.

문서 이동을 하게되면 현재 문서함에서는 사라지기 때문에, 반드시 삭제 권한을 가지고 있어야 합니다. 또한 이동하려는 문서함에는 등록 권한이 있어야 문서 이동을 할 수 있습니다.

이동하려는 문서함이 승인 기능을 사용하는 경우에는 해당 문서함의 운영자만 이동 기능을 지원하오니 이용에 참고바랍니다.

9.문서 검색

검색에는 상단 우측에 있는 검색창에 검색어를 바로 입력하는 기본 검색과 여러 조건을 지정하고 검색어를 입력하는 상세 검색이 있습니다.

9.1기본검색

문서 제목, 문서 내용에서 검색어와 맞는 항목이 있으면 결과로 보여줍니다. 기본검색을 사용하면 상세한 조건을 지정하지 않아도 된다는 장점이 있습니다.

기본검색을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 문서관리 오른쪽 상단에 있는 검색창에 검색어를 입력합니다.

    검색어는 2자 이상 64자 이하로 입력합니다.

  2. 검색아이콘()을 클릭합니다.

9.2상세검색

문서의 제목, 검색 기간, 등록자 등 검색조건을 상세하게 설정하여 검색합니다. 상세검색하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 기본검색창 옆에 있는 화살표()를 클릭합니다.

  2. 상세 검색창이 팝업으로 나타나면, 각 항목을 지정 및 입력합니다.