주소록

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주소록은 사용자가 자주 연락하거나, 나중에 기억할 필요가 있는 연락처를 저장하고 관리하는 기능입니다. 주소록은 성격에 따라 두 가지 유형으로 나뉩니다.

개인 주소록

사용자가 개인적으로 관리하는 주소록입니다. 사용자가 직접 연락처를 입력, 삭제, 관리할 수 있습니다.

부서 주소록

부서내에서 관리하는 주소록입니다. 부서원들이 자유롭게 주소록을 추가하여 공유할 수 있습니다.

공용 주소록

공용으로 사용하는 주소록으로 사이트 어드민에서 생성할 수 있으며, 사이트 관리자가 사용자에게 읽기, 쓰기 권한을 부여할 수 있습니다.

주소록 화면은 다음과 같이 구성되어 있습니다.

그림 1주소록 화면 구성

1연락처 추가 버튼 - 새로운 연락처를 추가할 때 사용합니다.

2개인 주소록 - 사용자가 직접 생성한 주소록 목록입니다.

3부서 주소록 - 내부 부서원들간에 공유할 수 있는 주소록 목록입니다.

4공용 주소록 - 관리자가 생성한 주소록 목록입니다.

5주소록 툴바 - 연락처를 추가하거나 삭제 등을 할 때 사용합니다.

6주소록 인덱스 - 주소록을 빠르게 찾을 수 있는 인덱스로 한글자음과 영어, 숫자가 있습니다.

7검색창 - 검색어를 입력하여 연락처를 검색할 수 있습니다.

8주소록 가져오기, 내보내기, 인쇄 버튼 - 주소록을 DaouOffice로 가져오거나 연락처를 내보내기 할 때 사용합니다.

9필드설정 - 직위, 부서, 회사주소, 메모 필드를 추가로 노출하거나 목록에서 기본 제공되는 필드를 제외할 수 있습니다.

사이트 어드민에서 개인 주소록과 공용 주소록의 순서를 바꿀 수 있습니다. 따라서, 사이트 관리자가 지정한 순서에 따라 공용 주소록이 개인 주소록 위에 나타날 수도 있습니다.

1.그룹 관리

그룹을 만들어 연락처를 특징이나 성격에 맞게 그룹핑하여 관리합니다.

1.1그룹 추가

연락처를 분류할 수 있게 그룹을 추가합니다.

등록할 수 있는 최대 그룹 수는 사이트 관리자가 지정합니다. 그룹을 더 이상 추가하지 못하는 경우, 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

그룹을 생성하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

왼쪽 사이드바에서 그룹을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

그림 2그룹 추가 - 왼쪽 사이드바

  1. +연락처 그룹 추가를 클릭합니다.

  2. 그룹명을 입력할 수 있는 창이 나타나면, 그룹명을 입력합니다.

  3. 확인아이콘()을 클릭합니다.

연락처 추가화면에서 그룹을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

그림 3그룹 추가 - 연락처 추가화면

  1. 왼쪽 사이드바에서 연락처 추가를 클릭합니다. 주소 추가화면으로 이동합니다.

    주소 추가화면에서 +그룹 추가를 클릭합니다.

  2. +새 그룹을 클릭합니다.

  3. 그룹명을 입력할 수 있는 창이 나타나면, 그룹명을 입력합니다.

  4. 확인아이콘()을 클릭합니다.

그룹을 수정하려면, 연락처 그룹 옆에 있는 주소록 관리아이콘()을 클릭합니다. 주소록 관리창이 나타나며, 그룹명을 수정하거나 그룹을 삭제할 수 있습니다.

공용 주소록은 사이트 관리자가 생성할 수 있으며, 사용자는 생성하거나 관리할 수 없습니다. 단, 쓰기 권한이 있는 사용자는 공용 주소록에 연락처를 추가하거나 삭제할 수 있습니다.

1.2그룹 수정

생성된 그룹의 이름을 변경하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바 연락처 그룹 옆에 있는 주소록 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 그룹 관리창에서 이름을 변경하려는 그룹을 선택합니다.

  3. 새 이름에 그룹명을 입력하고, 그룹이름 변경을 클릭합니다.

1.3그룹 삭제

그룹을 삭제합니다. 삭제하는 그룹에 있는 연락처는 삭제되지 않고, 지정된 그룹 정보만 사라집니다.

  1. 왼쪽 사이드바 연락처 그룹 옆에 있는 주소록 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 그룹 관리창에서 삭제하려는 그룹을 선택합니다.

  3. 그룹삭제를 클릭합니다.

2.연락처 관리

새로운 연락처를 추가하거나, 연락처의 그룹을 지정합니다. 또한, 더 이상 사용하지 않는 불필요한 연락처도 삭제하여 관리합니다.

2.1연락처 추가

연락처를 추가합니다.

등록할 수 있는 최대 연락처 수는 사이트 관리자가 지정합니다. 연락처를 더 이상 추가하지 못하는 경우, 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

연락처는 왼쪽 사이드바 상단에 있는 연락처 추가를 클릭하여 추가하거나, 주소록 메인 화면에 있는 빠른 등록으로 추가합니다.

그림 4연락처 추가

공용 주소록에 쓰기 권한이 있으면, 공용 주소록에 연락처를 추가할 수 있습니다.

연락처 추가를 클릭하면 연락처 추가화면으로 이동합니다. 연락처 추가화면에서는 상세 정보를 입력할 수 있습니다.

그림 5연락처 추가화면

  1. 사진을 등록합니다. 업로드 가능한 확장자는 .jpg, .jpeg, .gif, .png입니다.

  2. 이름을 2자 이상 64자 이하로 입력합니다. 이름은 필수항목입니다.

  3. 연락처를 추가하기 전에 그룹을 선택한 경우, 해당 그룹으로 지정됩니다. 변경하려면 +그룹 추가를 클릭합니다.

    또는, +그룹 추가를 클릭하여 새로운 그룹을 생성할 수 있습니다.

  4. 메일 주소를 입력합니다. 메일 주소가 있으면 추후에 한번에 그룹에게 메일을 보낼 수 있습니다.

  5. 기타 필요한 정보를 입력합니다.

  6. 저장을 클릭합니다.

2.2연락처 수정

연락처의 그룹이나 이메일, 전화번호 등이 변경된 경우 수정할 수 있습니다.

  1. 주소록에서 수정하려는 연락처의 이름을 클릭합니다.

    그룹을 클릭하여 연락처를 찾거나, 검색기능을 이용하여 수정하려는 연락처를 찾습니다.

  2. 수정할 항목을 입력 또는 삭제합니다. 이름은 필수입력 항목입니다.

  3. 수정을 클릭합니다.

수정된 항목이 있는 경우 수정버튼이 나타납니다.

2.3연락처 삭제

연락처를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 사이드바에서 삭제하려는 연락처가 있는 그룹을 선택합니다.

    또는, 삭제하려는 연락처를 검색합니다.

  2. 삭제할 연락처를 선택한 후, 목록 상단에 있는 삭제를 클릭합니다.

연락처 상세화면에서 삭제를 클릭하여, 연락처를 삭제할 수 있습니다.

2.4연락처 그룹지정/그룹해제

그룹지정

연락처의 그룹을 지정하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 주소록에서 그룹을 지정하려는 연락처를 선택합니다.

  2. 연락처를 선택한 후, 목록 상단에 있는 그룹지정을 클릭합니다.

  3. 지정하려는 그룹을 체크하고 확인을 클릭합니다.

연락처는 여러가지 그룹으로 지정할 수 있습니다.

그룹해제

연락처의 그룹을 해제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 주소록에서 그룹을 해제하려는 연락처의 그룹을 클릭합니다.

  2. 그룹을 해제하려는 연락처를 선택합니다.

  3. 연락처를 선택한 후, 목록 상단에 있는 그룹해제을 클릭합니다.

3.가져오기/내보내기

외부에 있는 주소록이나 조직도 정보를 DaouOffice의 주소록에 가져오거나, DaouOffice에 등록한 연락처를 CSV파일로 다운로드합니다.

3.1연락처 가져오기

사용자의 컴퓨터에 있는 주소록 파일을 가져오거나, 조직도에 있는 정보를 주소록으로 가져올 수 있습니다.

A.CSV 파일 가져오기

사용자의 컴퓨터에 있는 Microsoft Outlook Express 또는 Microsoft Outlook에서 지원하는 CSV 파일을 주소록으로 가져옵니다.

  1. 주소록 메인 화면 오른쪽에 있는 가져오기를 클릭합니다.

  2. 목록에서 CSV에서 가져오기를 클릭합니다.

  3. 가져오기 창에서 파일 첨부를 클릭하여, 내 컴퓨터에 있는 파일을 선택합니다.

  4. 그룹, 파일유형을 선택합니다.

  5. 중복처리방식을 선택합니다. 중복처리방식이란 CSV 파일에 이름과 이메일이 같은 주소가 있는 경우, 해당 주소를 처리하는 방식을 의미합니다.

    1. 새로추가 - 중복된 주소가 있어도, CSV 파일에 있는 연락처를 새로 추가합니다.

    2. 덮어쓰기 - 중복된 주소가 있으면, 파일에 있는 주소로 업데이트합니다.

    3. 추가안함 - 중복 주소가 있으면, CSV 파일에 있는 연락처를 추가하지 않습니다.

  6. 확인을 클릭합니다.

연락처 파일을 가져오려면 CSV 파일을 작성해야 합니다. CSV 파일을 작성하는 방법은 부록. 연락처 가져오기를 참조하시기 바랍니다.

B.조직도 정보 가져오기

조직도에 있는 정보를 주소록으로 가져옵니다.

  1. 주소록 메인 화면 오른쪽에 있는 가져오기를 클릭합니다.

  2. 목록에서 조직도에서 가져오기를 클릭합니다. 조직도 화면이 나타납니다.

  3. 조직도에서 주소록에 추가하려는 부서나 사용자를 선택하고 부서 > 또는 사용자 >를 클릭합니다.

    그룹을 생성하여 그룹에 연락처를 추가하려면, 중복처리방식 아래에 있는 +그룹추가를 클릭합니다.

  4. 중복처리방식을 선택합니다. 중복처리방식이란 조직도에서 선택한 부서 또는 사용자의 이름과 이메일이 이미 주소록에 있는 경우, 해당 주소를 처리하는 방식을 의미합니다.

    1. 새로추가 - 중복된 주소가 있어도, 조직도에 있는 정보를 새로 추가합니다.

    2. 덮어쓰기 - 중복된 주소가 있으면, 조직도에 있는 정보로 업데이트합니다.

    3. 추가안함 - 중복 주소가 있으면, 조직도에 있는 정보를 추가하지 않습니다.

  5. 확인을 클릭합니다.

3.2연락처 내보내기

DaouOffice에 있는 연락처를 사용자의 컴퓨터로 다운로드합니다.

  1. 내보내기를 클릭합니다.

  2. 내보내기 창에서 그룹, 파일유형인코딩을 선택한 후, 확인을 클릭합니다.

  3. 다운로드할 파일을 열거나, 내 컴퓨터에 저장합니다.

파일 유형을 Outlook이나 Outlook Express로 선택하면, Microsoft Outlook(Outlook Express)에서 사용할 수 있습니다.

내보내기 한 파일은 파일유형(Outlook, Outlook Express)에 따라 CSV 파일에 있는 항목의 순서가 다릅니다.

파일 유형별 CSV 파일 형식을 확인하려면 부록. 연락처 내보내기를 참조하시기 바랍니다.

4.주소록 인쇄

개인 주소록에 있는 모든 연락처를 인쇄할 수 있습니다.

연락처 목록 상단에 있는 인쇄를 클릭하면, 개인 주소록에 있는 연락처 목록이 팝업으로 나타납니다. 인쇄 버튼을 클릭하여 연락처를 인쇄합니다.

인쇄화면에는 연락처의 이름, 이메일, 휴대폰, 회사, 회사 전화번호만 표시됩니다.

5.연락처 검색

검색창에 키워드를 입력하여, 연락처를 검색합니다. 검색결과에서 입력한 검색어는 굵은 글씨로 표시됩니다.

5.1기본검색

현재 위치한 주소록에서 이름, 이메일, 휴대폰, 회사, 전화번호에 입력한 검색어가 있으면 결과로 보여줍니다. 기본검색을 사용하면 상세한 조건을 지정하지 않아도 된다는 장점이 있습니다.

기본검색을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 연락처 목록 오른쪽 상단에 있는 검색창에 검색어를 입력합니다.

    검색어는 2자 이상, 64자 이하로 입력합니다.

  2. 검색아이콘()을 클릭합니다.

그림 6주소록 기본검색

5.2상세검색

이름, 이메일, 회사, 전화번호 등 검색조건을 상세하게 설정하여 검색합니다. 상세검색하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 기본검색창 옆에 있는 화살표()를 클릭합니다.

  2. 상세 검색창이 팝업으로 나타나면, 각 항목을 지정 및 입력합니다.

  3. 검색을 클릭합니다.

그림 7연락처 상세검색

6.그룹에 메일 보내기

그룹에 있는 모든 연락처에 한번에 메일을 전송할 수 있습니다. 그룹에게 메일을 전송하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 주소록에서 그룹을 선택합니다.

  2. 메인화면 상단에 이 그룹에게 전체메일을 클릭합니다.

  3. 메일쓰기 화면으로 이동하며, 받는사람에 그룹이 자동으로 입력되어 있습니다.

그림 8그룹에게 메일 보내기

연락처에 있는 메일 주소를 클릭하면, 메일쓰기화면이 새창으로 나타나며 해당 메일 주소가 받는 사람에 자동으로 입력됩니다.

7.부서 주소록

부서 주소록은 소속 부서가 있으면 기본적으로 생성이 됩니다. 부서원이라면 부서 주소록 내에서 자유롭게 연락처 그룹을 추가할 수 있으며, 주소록을 만들거나 삭제할 수 있습니다.

또한 부서 주소록내 주소록 목록을 개인 주소록으로 복사하거나, 반대로 개인 주소록을 부서 주소록으로 복사할 수 있습니다.

8.공용 주소록

공용 주소록은 DaouOffice를 사용하는 조직(회사, 학교, 기관 등)에서 공용으로 사용하는 주소록으로 사이트 관리자가 생성하고 관리할 수 있습니다. 사이트 관리자가 사용자에게 읽기 또는 읽기/쓰기 권한을 부여할 수 있습니다.

예를 들면, 사이트 관리자가 공용 주소록을 생성한 후, 인사팀에는 읽기/쓰기 권한을 부여하고 전사 임직원에게는 읽기 권한을 부여할 수 있습니다.

사이트 관리에서 지정한 공용 주소록 관리자는 공용 주소록 이름이나 추가로 공용 주소록의 연락처 그룹을 추가할 수 있습니다. 관리자가 주소록 그룹을 생성할 때 계층 형태로 depth를 가질 수도 있습니다. 

주소록의 공개여부와 쓰기 권한을 제외하면 사용하는 방법은 개인 주소록과 동일합니다.