전자결재

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전자결재란 온라인에서 결재 문서를 작성하고, 결재를 할 수 있는 기능입니다. 전자결재를 사용하면 기존처럼 직접 결재서를 들고 찾아가야 하는 번거로움이 없고, 결재자가 여러 명일 때 일일이 찾아가야 하는 불편함도 없습니다.

온라인으로 결재하면 시간도 단축되고, 결재 문서를 보관하고 재활용하거나 공유하기도 편리합니다. 또한, 종이의 낭비를 막기 때문에 그린 오피스를 실현하는데도 도움을 줍니다.

이 기능은 제품 구입 시 기본적으로 제공되는 기능이 아닙니다. 서비스 라이선스(WorkFlow) 구매 후 라이선스를 등록하여 사용할 수 있습니다.

DaouOffice의 전자결재에는 다음과 같은 장점이 있습니다.

전자결재 메뉴로 들어오면 다음과 같이 전자결재 홈 화면이 보입니다.

그림 1전자결재 홈 화면 구성

1전자결재 홈버튼 - 어느 메뉴에서나 왼쪽 사이드바 상단에 있는 전자결재를 클릭하면, 전자결재의 첫 화면으로 이동합니다.

2새 결재 진행 버튼 - 새로운 결재 문서를 작성할 때 사용합니다.

3자주 쓰는 양식 목록 - 자주 사용하는 양식을 모아서 보여줍니다.

4문서함 - 개인 문서함과 부서 문서함입니다.

5결재 대기 & 기안 & 완료 문서 - 내가 결재를 올렸거나 결재를 해야 하는 문서 또는 최근 결재가 완료된 문서가 각각 최대 5개씩 보입니다.

6검색창 - 검색어를 입력하여 결재 문서를 찾아볼 수 있습니다.

1.결재 요청(기안 작성)

결재를 받거나 다른 팀이나 부서의 협조를 구하려면 먼저 기안서를 작성해야 합니다. 기안서를 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택합니다.

    1. 필요에 따라 양식 제목으로 검색하여 양식을 선택할 수도 있습니다.

    2. 필요한 양식이 없으면 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

  3. 양식을 선택하면 화면의 오른쪽에 선택한 양식의 상세정보가 나타납니다. 상세정보와 기안부서를 확인하고 확인을 클릭합니다. 결재 문서 작성화면으로 이동합니다.

  4. 기안 문서를 작성합니다.

    1. 참고할 자료가 있으면 파일 첨부를 클릭하여 내 컴퓨터에 있는 파일을 업로드합니다.

    2. 참고할 결재 문서가 있으면 관련문서 옆에 있는 문서 검색을 클릭합니다. 개인 문서함부서 문서함, 전사 문서함에서 결재 문서를 선택합니다.

      1. 결재가 완료된 문서만 첨부할 수 있습니다.

      2. 문서 제목 옆에 있는 미리보기를 클릭하면 문서가 팝업으로 나타납니다.

    3. 화면의 오른쪽에 있는 문서정보를 확인하고, 공개여부, 보존연한, 참조자, 수신자 등을 설정합니다.

      1. 공개여부 - 결재가 완료된 문서는 양식 설정에 따라 전사 문서함에 자동으로 보관됩니다. 전사 문서함에서 이 문서를 공개할지를 선택합니다. 비공개를 선택하면 전사 문서함에 있더라도 기안자와 결재자만 문서를 볼 수 있습니다. 문서 열람 권한에 대한 내용은 아래 표를 참조하세요.

      2. 보존연한 - 결재 문서를 보존하는 기간입니다.

  5. 문서 작성이 완료되면, 문서 상단에 있는 결재 정보를 클릭하고 참조자, 수신자 등을 설정합니다.

    1. 결재선 탭에서 조직도로 결재자를 추가합니다.

    2. 참조자 - 결재 문서를 볼 수 있는 사용자 또는 부서입니다. 결재자는 아니지만 결재 문서와 결재 상태를 볼 수 있습니다. 결재 진행 중에도 상단에 있는 문서수정을 클릭하여 참조자를 지정할 수 있습니다. 참조자에 부서를 지정하면 해당 부서에 속한 부서원 모두 참조자가 됩니다. 문서의 참조자는 참조/열람 문서함에서 문서를 확인할 수 있습니다.

    3. 수신자 - 결재가 완료되면 문서가 전달되는 사용자 또는 부서입니다. 수신처에 사용자를 지정하면 해당 사용자는 본인의 수신 문서함에서 확인할 수 있습니다. 수신처를 부서로 지정하면 결재 문서가 부서 수신함으로 전달됩니다. 부서 수신함은 (부)부서장과 부서 문서함 담당자만 확인할 수 있습니다.

    4. 열람자 - 결재가 완료되면 열람자로 지정된 사용자는 문서를 확인할 수 있습니다. 열람자로 지정된 사용자는 해당 문서를 메일로 발송할 수 있습니다.

    5. 공문서 수신처 - 결재가 완료되면 문서가 전달되는 외부 이메일 계정입니다. 공용주소록에서 연락처를 추가할 있습니다.

    6. '확인' 버튼을 클릭합니다.

  6. 문서 상단에 있는 결재요청을 클릭합니다.

결재 요청 시, 도움말을 클릭하면 결재 양식에 대한 도움말을 확인할 수 있습니다. 도움말은 사이트 어드민에서 양식 도움말결재문서에서 도움말 버튼 제공으로 설정한 경우에만 나타납니다.

결재 요청 시, 레이어에서 기안의견을 입력할 수 있습니다. 결재 문서에는 표시되지 않으나, 결재자가 결재시에 참고할 수 있는 내용을 넣을 수 있습니다.


또한 레이어 하단에 긴급 에 체크를 하면, 결재자의 문서 목록에서 항상 상위에 위치하게 됩니다. 따라서, 결재자가 해당 문서를 가장 먼저 확인할 수 있습니다.

문서 양식 설정에 따라 문서정보는 조금씩 다르게 나타날 수 있습니다. 양식 설정에 따라 공개여부, 보존연한, 참조자, 수신자 등은 수정이 불가능하고 확인만 할 수 있습니다. 또는, 설정이 불가능한 항목은 보이지 않을 수 있습니다.

문서정보는 사용자 화면의 해상도에 따라 화면의 오른쪽 또는 문서의 하단에 나타납니다.

결재 요청 시, 문서의 공개/비공개를 설정할 수 있으며, 설정시 열람 권한은 아래와 같습니다.


1.1임시저장 & 임시저장 불러오기

임시저장

기안서를 작성하다가 결재를 진행하지 않고 임시로 저장하고, 언제든지 다시 불러와서 계속해서 작성할 수 있습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택합니다.

  3. 기안 문서를 작성합니다.

  4. 기안서를 저장하려면 문서 상단에 있는 임시저장을 클릭합니다.

임시저장 불러오기

결재 문서를 작성하다가 임시로 저장한 경우 언제든 다시 가져와 이어서 작성할 수 있습니다.

  1. 전자결재의 왼쪽 메뉴에 있는 임시 저장함을 클릭합니다.

  2. 작성하기를 원하는 기안서의 제목을 클릭합니다. 해당 문서 작성화면으로 이동합니다.

  3. 문서를 작성하고, 작성이 완료되면 결재선을 확인하고 결재를 진행합니다.

임시저장 삭제

임시로 저장한 기안서가 필요하지 않은 경우, 기안서를 삭제할 수 있습니다.

  1. 전자결재의 왼쪽 메뉴에 있는 임시 저장함을 클릭합니다.

  2. 삭제하려는 기안서의 제목을 클릭합니다. 해당 문서 작성화면으로 이동합니다.

  3. 문서 상단에 있는 삭제를 클릭합니다.

1.2재 기안

결재를 요청했다가 정보 부족 또는 기입 오류 등의 이유로 반려당한 결재 문서를 필요한 내용만 수정하여 다시 결재를 요청할 수 있습니다. 또는 결재 완료한 문서를 내용만 일부 수정하여 재기안할 수 있습니다.

재기안 시 해당 결재 문서 정보가 복사되어 새로운 결재 문서가 생성됩니다.

  1. 전자결재의 왼쪽 메뉴에 있는 기안 문서함을 클릭합니다.

  2. 기안 문서함 화면에서 반려당한 문서를 재기안하려면 반려 탭을 클릭합니다.

    결재 완료된 문서를 재기안하려면 완료 탭을 클릭합니다.

  3. 다시 결재를 요청하려는 결재 문서의 제목을 클릭합니다. 결재 문서가 복사되고, 해당 문서의 작성화면으로 이동합니다.

  4. 문서의 왼쪽 상단에 있는 재기안을 클릭합니다. 문서 수정화면으로 이동합니다.

  5. 문서를 작성하고, 작성이 완료되면 결재선 확인 후 결재를 진행합니다.

1.3결재선 지정

기안서를 작성한 후에 결재를 상신하려면 결재선을 지정해야 합니다. 결재선이란 쉽게 말해 결재를 하는 순서를 의미합니다.

문서 양식에 사용자가 결재선을 수정할 수 있도록 설정된 경우에만 결재선을 지정할 수 있습니다. 결재선을 수정할 수 없도록 설정되었다면 양식에 설정된 결재선만 사용해야 합니다.

일반 결재선 지정

결재선을 지정하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택하고 기안 문서를 작성합니다.

  3. 기안서 작성이 끝나면 문서 상단에 있는 결재선 지정을 클릭합니다.

  4. 결재선 수정화면의 왼쪽에 조직도가 나타납니다. 검색어를 입력하여 결재자를 검색합니다.

  5. 검색결과에서 결재자로 지정할 사용자를 선택한 후 오른쪽 화면에 갖다놓습니다.

  6. 결재 타입을 선택합니다. 결재 타입에는 결재와 합의, 확인이 있습니다.

    1. 결재 - 기안에 대해 결재하거나 반려할 수 있습니다. 반려된 결재 문서는 기안자에게 전달됩니다.

    2. 합의 - 결재자는 기안에 대해 합의와 반대 표시를 할 수 있습니다. 반대를 하더라도 결재 문서는 결재자에게 전달되며, 결재자가 결재할지를 선택할 수 있습니다.

      1. 합의자가 2명 이상이면 화면 하단에서 합의 방식(순차합의, 병렬합의)을 선택할 수 있습니다. 순차합의는 결재 문서가 결재자에게 순서대로 전달되고, 합의 또는 반대를 하면 다음 결재자에게 넘어가는 방식입니다. 병렬합의는 결재 문서가 모든 결재자에게 전달되며 순서에 관계없이 합의/반대를 할 수 있습니다.

      2. 합의자는 사용자를 지정할 수도 있고 부서로 지정할 수도 있습니다. 합의자에 부서를 지정한 경우 해당 부서의 부서장에게 전달됩니다.

    3. 확인 - 결재와 같은 방식으로 동작합니다. 즉, 기안에 대해 확인하거나 반려할 수 있고, 반려된 결재 문서는 기안자에게 전달됩니다. 다만 확인은 결재문서 내에 액션이 기재되지 않고, 화면 오른쪽(사용자의 해상도에 따라 아래쪽)에 있는 결재선에만 보인다는 점이 결재와 다릅니다.

  7. 결재선 지정이 완료되면 확인을 클릭합니다.

문서의 참조자나 수신처는 문서 작성화면의 문서정보에서 지정할 수 있습니다.

확인은 사이트 어드민의 전자결재 설정에서 확인 결재 사용여부를 사용으로 설정한 경우에만 나타납니다. 결재 타입에 확인이 보이지 않는다면 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

결재선을 지정하지 않고 결재를 요청하면 1인 결재 형태가 되어 요청한 결재가 바로 완료됩니다.

나의 결재선 지정

자주 사용하는 결재선은 개인 결재선에 추가할 수 있습니다. 결재선을 설정할 때 개인 결재선을 지정하면 결재자를 매번 찾아서 추가해야 하는 번거로움이 없습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택하고 기안 문서를 작성합니다.

  3. 기안서 작성이 끝나면 문서 상단에 있는 결재선 지정을 클릭합니다.

  4. 결재선 수정화면의 상단에 있는 나의 결재선 탭을 클릭합니다.

  5. 개인 결재선 목록에서 적용할 결재선 이름 옆에 있는 화살표()를 클릭합니다.

  6. 해당 결재선에 있는 사용자가 화면에 나타나면, 결재자를 확인하고 확인을 클릭합니다.

개인 결재선으로 저장

반복적으로 사용하는 결재선은 개인 결재선으로 따로 저장할 수도 있습니다. 개인 결재선으로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택하고 기안 문서를 작성합니다.

  3. 기안서 작성이 끝나면 문서 상단에 있는 결재선 지정을 클릭합니다.

  4. 결재선 수정화면의 왼쪽에 조직도가 나타납니다. 검색어를 입력하여 결재자를 검색하여 지정합니다.

  5. 결재선 지정이 완료되면 화면 오른쪽 하단에 있는 개인 결재선으로 저장을 클릭합니다.

  6. 결재선 이름을 1자 이상 20자 이하로 입력하고 확인을 클릭합니다. 이후에 결재선을 지정할 때 나의 결재선에서 선택할 수 있습니다.

  7. 결재선 지정이 완료되면 확인을 클릭합니다.

1.4결재 문서 회수(상신 취소)

결재자가 기안서를 확인하고 결재하기 전에 결재 요청을 취소하는 것을 상신 취소라고 합니다. 상신을 취소하면 결재 문서는 임시저장 상태가 되며, 다시 결재 요청할 수 있습니다.

상신을 취소하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 기안 문서함을 클릭합니다.

  2. 기안 문서함 화면에서 상신을 취소하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  3. 문서 상세화면 상단에 있는 상신취소를 클릭합니다.

    결재가 진행되지 않은 문서에만 상신취소가 나타납니다. 결재가 진행된 문서는 상신을 취소할 수 없습니다.

1.5참조자 추가

결재 문서를 볼 수 있는 사용자 또는 부서를 지정할 수 있습니다. 결재자는 아니지만 결재 문서와 결재 상태를 볼 수 있습니다. 결재 진행 중에도 상단에 있는 결재선 지정의 참조자 탭을 클릭하여 참조자를 지정할 수 있습니다.

참조자를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 결재 문서 작성 시에 참조자를 추가합니다.

    또는 결재 중인 문서를 찾아 추가할 수 있습니다. 왼쪽 메뉴에서 결재 문서함을 클릭하여 결재 중인 문서를 찾습니다.

  2. 문서 상단에 있는 결재선 지정를 클릭합니다.

  3. 참조자 탭을 클릭하면 조직도가 나타납니다. 조직도에서 참조자로 지정할 사용자나 부서를 선택하여 Drag & Drop 하여 추가합니다.

  4. 확인을 클릭해야 참조자 정보가 저장됩니다.

  5. 참조자로 지정된 사용자가 문서를 확인하게 되면, 확인 시간이 표시됩니다.

참조자에 부서를 지정하면 해당 부서에 속한 부서원 모두 참조자가 됩니다. 문서의 참조자는 참조 문서함에서 문서를 확인할 수 있습니다.

결재선 지정의 참조자 탭은 사이드 어드민에서 참조자 추가사용으로 설정한 경우에만 나타납니다.

개인 그룹으로 저장

반복적으로 사용하는 참조자 그룹은 개인 그룹으로 따로 저장할 수도 있습니다. 개인 그룹으로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 기안서 작성이 끝나면 문서 상단에 있는 결재선 지정을 클릭합니다.

  2. 참조자 탭 을 클릭하여, 참조자 설정 화면으로 이동합니다.

  3. 참조자 선택화면의 왼쪽에 조직도가 나타납니다. 검색어를 입력하여 참조자를 검색하여 지정합니다.

  4. 참조자 지정이 완료되면 화면 오른쪽 하단에 있는 개인 그룹으로 저장을 클릭합니다.

  5. 개인 그룹 이름을 1자 이상 20자 이하로 입력하고 확인을 클릭합니다. 이후에 참조자를 지정할 때 개인 그룹에서 선택할 수 있습니다.

  6. 참조자 지정이 완료되면 확인을 클릭합니다.

참조자 개인 그룹 은 다음에 나올 수신자 개인 그룹과 공유됩니다. 수신자 개인 그룹도 같은 방법으로 설정할 수 있습니다.

1.6수신자 추가

결재가 완료되면 해당 결재를 처리해야 할 부서를 지정할 수 있습니다. 수신자에는 사용자나 부서를 지정할 수 있고, 수신자는 받은 문서를 접수하여 처리할 수 있습니다.

수신자 추가는사이트 어드민에서 문서 수신사용으로 설정한 경우에만 나타납니다.

수신자를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 결재 문서 작성 시에 수신자를 추가합니다.

    또는 결재 중인 문서를 찾아 추가할 수 있습니다. 왼쪽 메뉴에서 기안 문서함을 클릭하여 결재 중인 문서를 찾습니다.

  2. 문서 상단에 있는 결재 정보를 클릭합니다.

  3. 수신자탭을 클릭하면 조직도가 나타납니다. 조직도에서 수신자로 지정할 사용자나 부서를 선택하여 Drag & Drop 하여 추가합니다.

  4. 확인을 클릭해야 수신자 정보가 저장됩니다.

수신자에 사용자를 지정한 경우 해당 사용자는 본인의 수신 문서함에서 수신 문서를 확인할 수 있습니다.

수신자에 부서를 지정한 경우 부서의 부서장이나 부부서장, 부서 문서함 담당자가 부서 수신함에서 해당 문서를 접수하면서 담당자를 지정할 수 있습니다. 담당자가 지정되면 해당 사용자는 자신의 수신 문서함에서 수신 문서를 확인할 수 있습니다.

1.7자주 쓰는 양식으로 추가

자주 사용하는 결재 양식은 자주 쓰는 양식으로 지정할 수 있습니다. 자주 쓰는 양식은 왼쪽 사이드바 상단에 보이기 때문에 문서함이 많아졌을 때도 위아래로 움직일 필요 없이 빠르게 찾아볼 수 있습니다.

결재 양식을 자주 쓰는 양식으로 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택합니다. 양식을 선택하면, 결재양식 선택화면의 오른쪽에 선택한 양식의 상세정보가 나타납니다.

  3. 화면 오른쪽 상단에 있는 자주 쓰는 양식으로 추가를 클릭합니다. 왼쪽 사이드바 상단에 해당 양식이 추가됩니다.

그림 2자주 쓰는 양식

자주 쓰는 양식 순서바꾸기

자주 쓰는 양식의 순서를 변경하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 자주 쓰는 양식 옆에 있는 수정아이콘()을 클릭합니다.

  2. 드래그 앤 드롭으로 양식의 순서를 변경합니다.

  3. 수정이 완료되면, 확인아이콘()을 클릭합니다.

그림 3자주 쓰는 양식 순서바꾸기

자주 쓰는 양식 삭제

자주 쓰는 양식을 삭제합니다.

  1. 자주 쓰는 양식 옆에 있는 수정아이콘()을 클릭합니다.

  2. 수정모드에서 삭제하려는 양식 오른쪽 끝에 있는 삭제아이콘()을 클릭합니다.

  3. 삭제가 완료되면, 확인아이콘()을 클릭합니다.

2.결재하기

나에게 결재가 요청된 문서를 처리합니다. 결재하기에는 결재 대기 문서결재 예정 문서가 있습니다.

2.1결재/합의/확인/감사

결재 문서를 처리합니다.

  1. 전자결재 메뉴로 이동하면 전자결재 홈 화면이 나타납니다.

  2. 홈 화면의 상단에 결재 대기 문서가 최대 5개까지 보입니다. 결재하려는 문서의 결재하기를 클릭합니다. 또는, 왼쪽 메뉴의 결재 대기 문서를 클릭합니다. 결재 문서 목록에서 결재하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    결재하기 전 결재 문서를 팝업으로 확인하려면 미리보기 아이콘()을 클릭합니다.

  3. 문서 상세내역 상단에 있는 결재(반려), 합의(반대), 확인(반려), 감사(반려) 또는 보류를 클릭합니다.

    1. 결재(반려) - 내가 결재자로 지정된 기안을 결재 또는 반려할 수 있습니다.

      내가 최종 결재자이면 기안된 문서는 결재 완료 처리되고, 다음 결재자가 있는 경우 다음 결재자에게 전달됩니다. 반려된 문서는 기안자에게 넘어가며, 기안자는 재기안을 클릭하여 결재를 다시 요청할 수 있습니다.

    2. 합의(반대) - 내가 합의자로 지정된 기안에 대해 합의 또는 반대 의사를 표시할 수 있습니다. 반대를 하더라도 해당 문서는 결재자에게 전달됩니다.

    3. 확인(반려) - 내가 확인자로 지정된 기안을 확인 또는 반려할 수 있습니다.

      결재와 같이 문서를 확인하면 다음 결재자에게 전달되고, 반려한 문서는 기안자에게 넘어갑니다. 단, 확인은 결재문서 내에서 액션이 기재되지 않는다는 점이 결재와 다릅니다.

    4. 감사(반려) - 진행되는 결재 문서에 대한 감사를 할 수 있습니다. 일반적으로 감사자는 반려 버튼이 제공되지 않으나, 옵션에 따라 반려 기능이 제공될 수도 있습니다.

    5. 보류 - 내가 결재해야할 문서를 보류할 수 있습니다. 보류된 문서는 '결재 대기 문서'의 '보류' 탭에서 확인할 수 있습니다. 나중에 다시 결재나 반려를 할 수 있습니다.

  4. 결재의견과 결재비밀번호를 입력하고, 합의(반대), 승인(반려) 또는 확인(반려)를 클릭합니다.

최종 결재가 완료되면 문서번호가 자동으로 생성되어, 문서에 입력됩니다.

합의 , 확인 , 보류는 사이트 어드민에서 사용으로 설정한 경우에만 나타납니다.

문서를 반려할 때, 기안자에게 보낼 것인지 이전 결재자에게 보낼 것인지 선택할 수 있습니다. (사이트 어드민 설정)

결재 버튼을 클릭하면, 결재 의견을 입력할 수 있는 레이어 창이 나타납니다. 하단에 다음 결재 문서로 이동 버튼을 체크하면, 결재가 완료되는 순간 다음 순서의 결재 문서로 이동합니다. 문서들을 확인하고 다음 페이지로 넘어갈 때, 편리하게 이용할 수 있습니다.

2.2전결

전결이란 최종 결재자 이전에 있는 결재자가 문서를 승인하고 결재 처리를 완료하는 것입니다. 문서의 중요도에 따라 최종 결재자에게 결재 업무가 과중되는 경우 전결처리를 할 수 있습니다.

문서 양식에 전결이 허용으로 설정된 경우에만 전결을 할 수 있습니다. 전결을 허용하지 않으면 전결이 보이지 않습니다.

  1. 전자결재 메뉴로 이동하면 전자결재 홈 화면이 나타납니다.

  2. 홈 화면의 상단에 결재 대기 문서가 최대5개까지 보입니다. 결재하려는 문서의 결재하기를 클릭합니다.

    또는, 왼쪽 메뉴의 결재 대기 문서를 클릭합니다. 결재 문서 목록에서 결재하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

  3. 문서 상세내역 상단에 있는 결재를 클릭합니다.

  4. 결재의견과 결재비밀번호를 입력하고, 전결을 클릭합니다.

전결이 진행되고 나면 이후 결재자는 문서를 확인할 수 없습니다.

2.3대결

대결이란 결재자가 장기 휴가나 출장 등의 사유로 결재할 수 없을 때 대신 결재하는 것을 의미합니다. 전자결재 환경설정에서 부재를 설정하면 대결자로 지정이 되고, 부재 기간에 해당 결재자를 대신하여 결재를 진행할 수 있습니다.

대결은 나에게 요청된 결재를 처리하는 것과 방법이 같습니다.

  1. 전자결재 메뉴로 이동하면 전자결재 홈 화면이 나타납니다.

  2. 홈 화면의 상단에 결재 대기 문서가 최대5개까지 보입니다. 결재하려는 문서의 결재하기를 클릭합니다.

    또는, 왼쪽 메뉴의 결재 대기 문서를 클릭합니다. 결재 문서 목록에서 결재하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

  3. 문서 상세내역 상단에 있는 결재(반려), 합의(반대) 또는 확인(반려)를 클릭합니다.

    1. 결재(반려) - 내가 결재자로 지정된 기안을 결재 또는 반려할 수 있습니다.

      내가 최종 결재자이면 기안된 문서는 결재 완료 처리되고, 다음 결재자가 있는 경우 다음 결재자에게 전달됩니다. 반려된 문서는 기안자에게 넘어갑니다.

    2. 합의(반대) - 내가 합의자로 지정된 기안에 대해 합의 또는 반대 의사를 표시할 수 있습니다. 반대를 하더라도 해당 문서는 결재자에게 전달됩니다.

    3. 확인(반려) - 내가 확인자로 지정된 기안을 확인 또는 반려할 수 있습니다.

      결재와 같이 최종 확인자이면 기안된 문서는 결재 완료 처리되고, 다음 결재자가 있는 경우 다음 결재자에게 전달됩니다. 반려된 문서는 기안자에게 넘어갑니다. 단, 확인은 결재문서 내에서 액션이 기재되지 않는다는 점이 결재와 다릅니다.

  4. 결재의견과 결재비밀번호를 입력하고, 합의(반대), 승인(반려) 또는 확인(반려)를 클릭합니다.

2.4선결재

선결재란 결재 예정자가 자신의 결재 순서가 되기 전에 미리 결재하는 기능입니다. 결재 예정자 중 중간 결재자가 선결재를 하면 해당 문서는 다음 결재자에게 넘어가고, 최종 결재자가 선결재를 하면 해당 문서의 결재 상태는 완료로 변경됩니다. 선결재 이전에 있는 사용자에게는 후결 표시가 나타나며, 나중에 후결할 수 있습니다.

결재 타입만 선결재를 할 수 있으며, 합의나 확인 타입은 선결재를 할 수 없습니다.

선결재를 하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 결재 예정 문서를 클릭합니다.

  2. 결재 예정 문서 목록에서 선결재를 하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

  3. 문서 상세화면에서 상단에 있는 선결재를 클릭합니다.

  4. 결재의견을 작성하고 승인을 클릭합니다.

사이트 어드민의 전자결재 환경설정에서 선결재를 사용으로 설정한 경우에만 선결재를 할 수 있습니다. 선결재버튼이 보이지 않는다면, 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

2.5후열/후결

대결 처리한 결재 문서를 결재 완료된 후에 확인(열람)하는 것을 후열이라고 하고, 선결재된 문서를 나중에 결재하는 것을 후결이라고 합니다.

후열 시에는 열람 기록이 결재선에 기록되고, 후결 시에는 결재란에 결재자의 서명이 들어갑니다. 후결 시에는 승인만 할 수 있으며 반려는 불가능합니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 결재 대기 문서를 클릭합니다.

  2. 결재 대기 문서 목록에서 후열 또는 후결하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

  3. 문서 상세화면에서 결재 내용과 내역을 확인하고, 상단에 있는 후열 또는 후결을 클릭합니다.

  4. 결재비밀번호를 입력하고 후열 또는 후결을 클릭합니다.

2.6결재 취소

결재가 완료되지 않고 다음 결재자가 결재를 진행하지 않은 경우에 한하여 결재를 취소할 수 있습니다. 결재를 취소하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 결재 문서함을 클릭합니다.

  2. 결재 문서함 화면에서 진행 탭을 클릭합니다.

  3. 결재 문서 목록에서 결재를 취소하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  4. 문서 상세화면 상단에 있는 결재취소를 클릭합니다.

2.7강제 반려

양식 운영자는 권한이 있는 양식이라면 결재 중이거나 결재가 완료된 문서를 강제로 반려시킬 수 있습니다. 결재가 완료된 후에 결재 내용이 변경되었거나, 결재 내용을 시행하지 못한 경우 사용할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 양식별 문서 조회를 클릭합니다.

  2. 반려하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 검색 기간, 결재양식 등을 설정하고 키워드를 입력하여 문서를 검색합니다.

  3. 문서 상세화면 상단에 있는 강제반려를 클릭합니다.

  4. 반려하기 창에서 반려 의견을 작성하고 반려를 클릭합니다.

양식 운영자는 권한을 부여받은 양식으로 작성된 결재 문서를 모두 조회할 수 있는 사용자입니다.

양식 운영자는 사이트 관리자가 설정할 수 있습니다.

2.8수신 문서 처리

수신처가 지정된 문서는 결재 완료 후 수신자 또는 수신 부서에게 발송됩니다. 수신자는 본인의 수신 문서함에서 확인할 수 있으며 수신 부서의 부서장, 부부서장, 부서 문서함 담당자는 부서 수신함에서 확인할 수 있습니다.

A.담당자 지정

수신 문서를 처리할 담당자를 지정합니다. 부서장, 부부서장, 부서 문서함 담당자 권한을 가진 사용자만 수신 문서의 담당자를 지정할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 부서 수신함을 클릭합니다.

  2. 담당자를 지정하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 목록 하단에 있는 검색창에 키워드를 입력하여 문서를 검색합니다.

  3. 문서 상세화면 상단에 있는 접수자 지정을 클릭하여 담당자를 지정합니다.

결재 문서의 수신처에 사용자가 지정되면 해당 사용자가 담당자가 되어 접수 처리할 수 있습니다. 그러므로 수신처에 사용자가 지정될 떄는 담당자를 지정할 필요는 없으나, 부서장이나 부부서장 또는 부서 문서함 담당자가 담당자를 바꿀 수는 있습니다.

B.수신 문서 접수

수신 문서 담당자는 수신한 문서를 접수하고 결재선을 지정하여 결재 프로세스를 진행합니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 수신 문서함을 클릭합니다.

  2. 접수하려는 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 목록 하단에 있는 검색창에 키워드를 입력하여 문서를 검색합니다.

  3. 접수를 클릭합니다.

    접수 후 결재선을 지정하거나 결재 요청하는 프로세스는 결재 요청과 같습니다. .

3.결재 완료

결재가 완료된 문서는 결재 양식 설정에 따라 전사 문서함에 자동으로 보관됩니다. 자동으로 보관되는 문서함 외 다른 문서함에 추가하거나 부서 문서함에 해당 문서를 복사하여 공유할 수 있습니다.

3.1공문서 발송

결재가 완료된 안건을 실행하기 위해 외부로 결재 문서를 알리는 것을 공문서 발송이라고 합니다. 결재를 받고 나서 완료된 문서에 발신명의가 표시되어 메일을 통해 외부 사용자에게 발송할 수 있습니다.

사이트 관리의 문서 양식에 '공문서 발송 기능'을 사용한 경우만 이용할 수 있습니다. 공문서 수신처 지정이 불가능하다면 사이트 관리자에게 문의하십시오.

  1. 화면 왼쪽 상단에 있는 새 결재 진행을 클릭합니다. 결재양식 선택화면이 나타납니다.

  2. 결재양식 선택화면의 왼쪽에서 양식을 선택합니다.

  3. 기안 문서를 작성합니다.

  4. 문서 작성이 완료되면, 문서 상단에 있는 결재 정보를 클릭합니다.

  5. 결재선 지정 팝업의 공문서 수신처 탭을 선택한 후, 공용 주소록에서 공문을 발송한 연락처를 추가합니다.

  6. 발송될 주소록 하단에 발신명의, 직인, 시행문의 기본값이 설정되어 있습니다. 필요한 경우 기본값을 변경합니다. 단, 사이트 관리자가 변경을 제한한 경우에는 기본값만 사용할 수 있습니다.

  7. 입력이 완료되면, 하단에 확인 버튼을 클릭합니다.

  8. 문서 상단에 있는 결재요청을 클릭합니다.

  9. 결재가 완료되면 선택한 공문 수신처로 지정한 연락처로 결재 문서 내용이 메일로 발송됩니다.

결재 진행중에도 결재자가 공문서 수신처를 변경할 수 있습니다.

결재가 완료되면 공문이 발송됩니다. 만약 승인 프로세스를 사용하는 경우에는 관리자에게 문서가 도착하며, 관리자가 승인하여야 공문이 발송됩니다. 문서의 승인 상태는 왼쪽에 공문 문서함에서 확인할 수 있습니다.

3.2부서 문서함 분류

비슷한 내용으로 결재를 요청해야 할 때 참조할 수 있도록, 성격이나 기능에 따라 부서 문서함을 생성하고 결재 문서를 부서 문서함에 복사하여 분류할 수 있습니다. 결재 문서는 하나의 문서함으로만 분류할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 부서 문서함 아래에 있는 기안 완료함 또는 부서 참조함, 부서 수신함을 클릭합니다.

  2. 문서 목록에서 복사할 문서에 모두 체크합니다.

  3. 목록 위에 있는 부서문서함 분류를 클릭합니다.

  4. 부서 문서함을 선택하고 확인을 클릭합니다.

부서 문서함은 부서장이나 부부서장이 만들 수 있습니다. 부서 문서함이 없다면 부서장이나 부부서장에게 문의하시기 바랍니다.

부서 수신함에서는 결재 완료된 수신 문서에 대해서만 부서 문서함으로 분류할 수 있습니다.

3.3문서 열람자 추가

결재가 완료된 후 해당 문서를 볼 수 있는 사용자를 추가할 수 있습니다. 문서의 열람자를 지정할 수 있고, 사용자만 지정할 수 있습니다. 부서를 지정할 경우, 해당 부서원 전체가 추가됩니다.

문서 양식에 문서 열람자사용으로 설정된 경우에만 열람자를 추가할 수 있습니다. 문서 열람자를 사용하지 않으면 문서열람 항목이 보이지 않습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 열람자를 지정할 문서가 있는 문서함을 클릭합니다.

  2. 문서 목록에서 열람자를 지정할 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  3. 문서 상단에 있는 결재선 지정를 클릭합니다

  4. 열람자 추가탭을 클릭하면 조직도가 나타납니다. 조직도에서 열람자를 모두 선택합니다.

  5. 확인을 클릭해야 열람자 정보가 저장됩니다.

  6. 열람자로 지정된 사용자가 문서를 확인하게 되면, 확인 시간이 표시됩니다.

문서정보는 사용자 화면의 해상도에 따라 화면의 오른쪽 또는 문서의 하단에 나타납니다.

해당 결재 문서의 기안자, 기결재자, 참조자가 열람자를 추가할 수 있습니다.

3.4메일 보내기

결재 중인 문서나 결재가 완료된 문서를 첨부하여 메일을 보낼 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 기안 문서함을 클릭합니다.

  2. 문서 목록에서 메일을 보낼 문서의 제목을 클릭합니다. 결재가 완료된 문서만 메일에 첨부할 수 있습니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  3. 문서 상세화면 상단에 있는 메일 보내기을 클릭합니다.

  4. 메일 보내기 화면에서 받는 사람, 제목, 메모 등을 입력하고 보내기를 클릭합니다.

사이트 어드민의 전자결재 환경설정에서 '메일보내기' 기능을 사용으로 설정한 경우에만 '메일 보내기' 버튼을 확인할 수 있습니다. '메일 보내기' 버튼이 보이지 않는다면, 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

3.5게시판 게시

결재가 완료된 문서를 클래식형 게시하여 사용자들과 공유할 수 있습니다. 단, 본인이 기안한 공개 문서에 한해서만 게시할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 기안 문서함을 클릭합니다.

  2. 문서 목록에서 게시판에 게시할 문서의 제목을 클릭합니다.

  3. 문서 상세화면 상단에 있는 게시판 게시를 클릭합니다.

  4. 위치를 확인하고 제목을 2자에서 100자 이하로 입력합니다. 위치제목은 필수 입력 항목입니다.

  5. 작성이 완료되면 게시하기를 클릭합니다.

결재 완료 문서는 본인이 글을 쓸 수 있는 전사 게시판과 부서 게시판에 올릴 수 있습니다.

전자결재 문서를 게시판에 게시할 때도 말머리는 선택할 수 있습니다. 단, 공개 설정(공개, 비공개), 공지로 등록, 알림은 화면에 나타나지 않습니다.

3.6다운로드

결재가 완료된 문서를 PC에 다운로드 할 수 있습니다. 결재 문서는 html 형태의 파일로 저장됩니다.

3.7결재 문서 삭제

반려된 결재 문서에 한해 결재 문서를 삭제할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 기안 문서함을 클릭합니다.

  2. 문서 목록에서 삭제할 문서의 제목을 클릭합니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  3. 문서 상세화면의 상단에 있는 삭제를 클릭합니다.

3.8댓글 등록

각 결재 문서 양식 하단에 댓글을 등록할 수 있습니다. 댓글을 등록하면 해당 문서를 열람할 수 있는 모든 사용자에게 알림이 발송됩니다. (단, 임시저장 중인 문서는 댓글을 등록할 수 없습니다.)

4.결재상태 확인

내가 상신한 결재 문서의 결재 상태를 확인하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 확인하려는 결재 문서가 있는 메뉴를 클릭합니다.

    (예) 기안 문서함, 부서 수신함

  2. 문서 목록에서 확인할 문서의 제목을 클릭하여 문서 상세화면으로 이동합니다.

    필요 시 화면 아래에 있는 검색창에 검색어를 입력하여 문서를 찾아볼 수 있습니다.

  3. 문서 상세화면의 상단에서 결재 처리 현황을 볼 수 있습니다.

    또는 문서 상세화면 오른쪽에 있는 결재선에서도 결재 이력을 확인할 수 있습니다.

결재선은 사용자 화면의 해상도에 따라 화면의 오른쪽 또는 문서의 하단에 나타납니다.

5.전자결재 환경설정

전자결재 환경설정에서는 결재 시 사용하는 서명과 비밀번호를 등록하고, 부재 시에 결재를 담당할 대결자를 지정할 수 있습니다.

전자결재 환경을 설정하려면, 왼쪽 사이드바 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다. 메인화면에서 탭(기본설정,부재/위임 설정)을 클릭하여, 메뉴로 이동할 수 있습니다

5.1전자결재 서명관리

결재할 때 사용되는 서명을 등록합니다.

사이트 어드민에서 사용자가 전자결재 서명을 변경할 수 있게 설정한 경우에만 수정할 수 있습니다. 전자결재 서명을 올릴 수 없는 경우 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

  1. 서명으로 등록할 이미지 파일을 등록합니다. 확장자가 .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp인 파일만 등록할 수 있습니다.

  2. 왼쪽 메뉴 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다.

  3. 새로올리기를 클릭하여 준비한 서명을 업로드합니다.

서명을 사용하더라도 결재를 반려할 때는 서명이 나타나지 않습니다. 반려 시에는 반려가 표시됩니다.

5.2전자결재 비밀번호 관리

로그인 시 사용하는 비밀번호 외 결재할 때 사용되는 비밀번호를 따로 등록합니다. 결재를 통해 중요한 의사 결정을 진행할 수 있으므로, 결재 비밀번호를 따로 지정하여 보안을 강화할 수 있습니다.

사이트 어드민에서 결재전용 비밀번호를 사용할 수 있게 한 경우에만 설정할 수 있습니다. 전자결재 비밀번호를 수정할 수 없는 경우 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

  1. 왼쪽 메뉴 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다.

  2. 비밀번호 변경하기를 클릭합니다. 비밀번호 변경창에서 현재 비밀번호새 비밀번호, 비밀번호 확인을 각각 입력합니다. 최초 결재 비밀번호는 사용자 계정 비밀번호입니다.

  3. 입력이 완료되면 확인을 클릭합니다.

5.3새창으로 결재 문서 작성하기

전자결재 기안 시, 새창으로 결재 문서를 작성할 수 있으며, 방법은 다음과 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다.

  2. 결재 작성 방식에서 팝업 작성을 클릭하고 저장을 클릭합니다.

5.4첨부 이미지 크기 설정하기

문서에 첨부되는 이미지의 크기를 설정할 수 있습니다. 옵션에 따라 기본 사이즈 / 원본 사이즈 / 파일명으로 표시할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다.

  2. 첨부 이미지 설정에서 옵션을 선택하고 저장을 클릭합니다.

5.5부재/위임 설정

장기 휴가 또는 출장 등의 사유로 일시적으로 결재가 불가능한 상황일 때 직무대리자를 대결자로 지정하면 내가 결재해야 하는 기안서를 대결자가 대신 결재를 진행할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴 하단에 있는 전자결재 환경설정을 클릭합니다.

  2. 결재환경설정 화면에서 부재/위임 설정 탭을 클릭합니다.

  3. 목록 상단에 있는 부재 추가를 클릭합니다. 부재 추가화면으로 이동합니다.

  4. 부재 기간을 설정하고 부재 사유를 입력합니다.

  5. 대결자 선택을 클릭하면 조직도가 나타납니다. 조직도에서 부재 기간 동안 나를 대신하여 결재할 사용자를 선택합니다.

  6. 설정이 완료되면 확인을 클릭합니다.

부재/위임을 설정한 기간에도 나에게 결재 요청된 문서는 내가 결재를 진행할 수 있습니다.

6.문서함

전자결재와 관련된 문서함 종류는 크게 개인 문서함, 부서 문서함으로 나눌 수 있습니다.

6.1개인 문서함

시스템에서 기본적으로 제공하는 문서함으로 문서 성격에 따라 구분해서 분류해 줍니다.

A.개인 문서함 관리

개인 문서함을 생성하고 결재 문서를 개인 문서함(추가된 문서함)에 복사하여, 결재 문서를 분류할 수 있습니다.

개인 문서함 추가

개인 문서함을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 개인 문서함 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록 위에 있는 추가를 클릭합니다.

  3. 문서함 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.

개인 문서함 삭제

개인 문서함을 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 개인 문서함 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록에서 삭제하려는 문서함을 모두 선택하고, 목록 위에 있는 삭제를 클릭합니다.

문서함을 삭제하면 문서함에 있는 문서도 모두 삭제되니 신중히 삭제하시기 바랍니다.

개인 문서함 순서 바꾸기

문서함의 순서를 변경합니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록 상단에 있는 순서 바꾸기를 클릭합니다.

  3. 드래그 앤 드롭으로 문서함 순서를 바꿉니다.

  4. 순서바꾸기 완료를 클릭합니다.

B.개인 문서함 공유

문서함을 생성하여, 개인 또는 부서에 공유할 수 있습니다. 공유받은 개인/부서는 해당 문서함을 확인할 수 있습니다.

  1. 개인 문서함 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 개인 문서함 목록에서 공유하려는 문서함 오른쪽에 공유 버튼을 클릭합니다.

    단, 기안 문서함결재 문서함, 참조 문서함, 수신 문서함, 발송 문서함 은 시스템에서 기본적으로 제공하는 문서함으로 공유할 수 없습니다. 추가된 문서함만 공유가 가능합니다.

  3. 문서함 공유 창에서, 공유 추가 버튼을 클릭하여 공유할 사용자 또는 부서를 선택합니다.

C.개인 문서함 이관

담당자 변경 또는 퇴사 등의 이유로 문서 담당자가 변경된 경우 개인 문서함을 이관하여 계속 사용할 수 있습니다.

  1. 개인 문서함 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 개인 문서함 목록에서 이관하려는 문서함을 모두 선택합니다.

    단, 기안 문서함결재 문서함, 참조 문서함, 수신 문서함, 발송 문서함은 시스템에서 기본적으로 제공하는 문서함으로 이관할 수 없습니다.

  3. 목록 위나 아래에 있는 문서함 이관을 클릭합니다.

  4. 조직도에서 문서함을 이관하려는 사용자 또는 부서를 선택하고 확인을 클릭합니다.

D.개인 문서함 자동분류

개인이 가지고 있는 문서들에 규칙을 설정하여, 추가된 문서함에 자동으로 분류할 수 있습니다.

  1. 개인 문서함옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자동분류 탭을 선택합니다.

  3. 자동분류 규칙 옵션을 적용함으로 선택합니다.

  4. 추가 버튼을 누르고, 자동분류 레이어에서 조건을 입력한 뒤에 확인을 클릭합니다.

결재가 완료된 문서는 조건에 의해 자동으로 분류되며, 진행중인 문서는 완료가 되어야 분류됩니다.

이미 수동으로 분류가 된 문서는 자동 분류에서 제외됩니다.

6.2부서 문서함

부서 문서함은 부서원과 공유를 하기 위한 문서함입니다. 기본적으로 기안 완료함, 부서 참조함, 부서 수신함을 제공하며, 부서장이나 부부서장이 부서 문서함을 추가할 수 있습니다. 기본적으로 제공되는 부서 문서함은 사용자가 이름을 바꾸거나 삭제할 수 없습니다.

상위 부서장은 하위 부서의 문서함을 확인할 수 있습니다.

부서 문서함 담당자를 설정하는 방법은 B. 부서 문서함 담당자 설정부분을 참조하시기 바랍니다.

A.부서 문서함 관리

부서 문서함을 생성하고 결재 문서를 부서 문서함에 복사하여, 결재 문서를 분류할 수 있습니다. 부서원은 모두 부서 문서함에 접근할 수 있습니다. 다만 부서장(부부서장 포함)이나 부서 문서함 담당자만 문서함을 추가/삭제할 수 있습니다.

부서 문서함 추가

부서 문서함을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록 위에 있는 추가를 클릭합니다.

  3. 문서함 이름을 입력하고 확인을 클릭합니다.

부서 문서함 삭제

부서 문서함을 삭제하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록에서 삭제하려는 문서함을 모두 선택하고, 목록 위에 있는 삭제를 클릭합니다.

문서함을 삭제하면 문서함에 있는 문서도 모두 삭제되니 신중히 삭제하시기 바랍니다.

부서 문서함 순서 바꾸기

문서함의 순서를 변경합니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 문서함 목록 상단에 있는 순서 바꾸기를 클릭합니다.

  3. 드래그 앤 드롭으로 문서함 순서를 바꿉니다.

  4. 순서바꾸기 완료를 클릭합니다.

B.부서 문서함 담당자 설정

부서 문서함 담당자의 기능은 아래와 같습니다.

부서 문서함 추가나 부서 수신함 확인은 부서장 또는 부부서장도 할 수 있습니다. 부서장이나 부부서장 외 부서 문서함 담당자를 지정하여 부서 문서함 추가 권한이나 부서 수신함 확인 권한을 부여할 수 있습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 부서 문서함 관리화면 상단에 있는 +담당자 추가를 클릭합니다.

  3. 조직도에서 추가할 사용자를 모두 선택합니다.

C.부서 문서함 공유

문서함을 생성하여, 개인 또는 부서에 공유할 수 있습니다. 공유받은 개인/부서는 해당 문서함을 확인할 수 있습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 부서 문서함 목록에서 공유하려는 문서함 오른쪽에 공유 버튼을 클릭합니다.

    단, 기안 완료함부서 수신함은 시스템에서 기본적으로 제공하는 문서함으로 공유할 수 없습니다.

  3. 문서함 공유 창에서, 공유 추가 버튼을 클릭하여 공유할 사용자 또는 부서를 선택합니다.

D.부서 문서함 이관

조직 개편 등의 이유로 부서가 변경된 경우 부서 문서함을 이관하여 계속 사용할 수 있습니다. 문서함 이관은 부서장 (부부서장 포함) 부서 문서함 담당자만 할 수 있습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 부서 문서함 목록에서 이관하려는 문서함을 모두 선택합니다.

    단, 기안 완료함부서 수신함은 시스템에서 기본적으로 제공하는 문서함으로 이관할 수 없습니다.

  3. 목록 위나 아래에 있는 문서함 이관을 클릭합니다.

  4. 조직도에서 문서함을 이관하려는 사용자 또는 부서를 선택하고 확인을 클릭합니다.

E.부서 문서함 자동분류

부서에서 가지고 있는 문서들에 규칙을 설정하여, 추가된 문서함에 자동으로 분류할 수 있습니다.

  1. 부서명 옆에 있는 관리아이콘()을 클릭합니다.

  2. 자동분류 탭을 선택합니다.

  3. 자동분류 규칙 옵션을 적용함으로 선택합니다.

  4. 추가 버튼을 누르고, 자동분류 레이어에서 조건을 입력한 뒤에 확인을 클릭합니다.

결재가 완료된 문서는 조건에 의해 자동으로 분류되며, 진행중인 문서는 완료가 되어야 분류됩니다.

이미 수동으로 분류가 된 문서는 자동 분류에서 제외됩니다.

7.양식별 문서 조회

양식의 운영자로 지정된 사용자에게만 보이는 메뉴입니다. 양식 운영자는 보안등급에 관계없이, 결재자나 참조자로 지정되지 않았더라도 해당 양식으로 작성된 결재 문서는 모두 열람할 수 있습니다. 또한, 양식 운영자는 결재 완료된 문서를 강제 반려하거나 진행 중인 문서의 결재선을 변경할 수도 있습니다.

양식 운영자는 사이트 관리자가 추가, 수정할 수 있습니다. 특정 전자결재 문서 양식의 운영자가 되길 원한다면 사이트 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 양식별 문서 조회를 클릭합니다.

  2. 화면 상단에서 검색 항목을 지정하거나 검색어를 입력하여, 결재 문서를 찾아볼 수 있습니다.

    1. 검색기간, 결재양식, 기안자, 문서번호, 제목, 문서구분, 문서상태

8.결재문서 목록 다운로드

문서함의 결재 문서 목록을 csv 형태로 다운로드 할 수 있습니다.

결재 문서 목록을 다운로드할 수 있는 문서함은 아래와 같습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 다운로드 받을 문서함을 클릭합니다.

    (예) 기안 문서함, 수신 문서함

  2. 문서 목록 상단에 있는 목록 다운로드를 클릭합니다.

9.결재문서 다운로드

결재 문서를 (*.html) 형태로 다운로드 할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 저장하려는 결재 문서가 있는 메뉴를 클릭합니다.

    (예) 기안 문서함, 수신 문서함

  2. 문서 목록에서 출력할 문서의 제목을 클릭하여 문서 상세화면으로 이동합니다.

  3. 문서 상세화면 왼쪽 상단에 있는 다운로드를 클릭합니다.

  4. html 파일 형태로 다운로드가 실행되는 것을 확인할 수 있습니다.

10.결재문서 인쇄

결재 문서를 인쇄할 수 있습니다.

  1. 왼쪽 메뉴에서 출력하려는 결재 문서가 있는 메뉴를 클릭합니다.

    (예) 기안 문서함, 수신 문서함

  2. 문서 목록에서 출력할 문서의 제목을 클릭하여 문서 상세화면으로 이동합니다.

  3. 문서 상세화면 오른쪽 상단에 있는 인쇄를 클릭합니다.

  4. 인쇄 미리보기 창에서 문서를 확인하고 화면 아래에 있는 인쇄를 클릭합니다.

  5. 인쇄 화면 상단에 있는 결재 의견댓글버튼을 선택하여, 인쇄할 항목을 추가할 수 있습니다.

11.결재문서 검색

검색에는 전자결재 상단에 있는 검색창에 검색어를 바로 입력하는 기본검색과 여러 조건을 지정하고 검색어를 입력하는 상세검색이 있습니다.

특수문자는 인덱싱하지 않기 때문에 검색이 되지 않습니다. 또한, 숫자와 영어는 공백문자(space)로 구분했을 때 단어를 입력해야 검색이 됩니다. 예를 들어, Apple이라는 문자가 있다면 Apple를 모두 검색어로 입력해야 합니다. App 또는 ple를 검색창에 입력하면 검색이 되지 않습니다.


검색되지 않는 특수문자는 다음과 같습니다.

! ' , . / : ; ? ^ ㄱ _ ` |  ̄ 、 。 · ‥ … ¨〃 ― ∥ \ ∼ ´ ~ ˇ ˘ ˝ ˚ ˙ ¸ ˛ ¡ ¿ ː

"()[]{ㄴ}‘’“”〔〕〈〉《》「」『』【】

+ - < = > ± × ÷ ≠ ≤ ≥ ∞ ∴ ♂ ♀ ∠ ⊥ ⌒ ∂ ∇ ≡ ≒ ≪ ≫ √∽ ∝ ∵ ∫ ∬ ∈ ∋ ⊆ ⊇ ⊂ ⊃ ∪ ∩ ∧ ∨ ¬ ⇒ ⇔ ∀ ∃ ∮ ∑ ∏ ㆀ

$ % ₩ F ′ ″ ℃ Å ¢ £ ¥ ¤ ℉ ‰ ? ㎕ ㎖ ㎗ ℓ ㎘ ㏄ ㎣ ㎤ ㎡ ㎢ ㏊ ㎍ ㎎ ㎏ ㏏ ㎈ ㎉ ㏈ ㎧ ㎨ ㎰ ㎱ ㎲ ㎳ ㎴ ㎵ ㎶ ㎷ ㎸ ㎹ ㎀ ㎁ ㎁ ㎂ ㎃ ㎄ ㎺ ㎻ ㎼ ㎽ ㎾ ㎿ ㎐ ㎑ ㎒ ㎓ ㎔ Ω ㏀ ㏁ ㎊ ㎋ ㎌ ㏖ ㏅ ㎭ ㎮ ㎯ ㏛ ㎩ ㎪ ㎫ ㎬ ㏝ ㏐ ㏓ ㏃ ㏉ ㏜ ㏆

# & * @ § ※ ☆ ★ ○ ● ◎ ◇ ◆ □ ■ △ ▲ ▽ ▼ → ← ↑ ↓ ↔ 〓 ♣ ◁ ◀ ▷ ▶ ㅁ ♤ ♠ ♡ ♥ ♧ ♣ ⊙ ◈ ▣ ◐ ◑ ▒ ▤ ▥ ▨ ▧ ▦ ▩♨ ☏ ☎ ☜ ☞ ¶ † ‡ ↕ ↗ ↙ ↖ ↘ ♭ ♩ ♪ ♬ ㉿ ㈜ № ㏇ ™ ㏂ ㏘ ℡ ª º

─ │ ┌ ┐ ┘ └ ├ ┬ ┤ ┴ ━┃┏ ┓┛┗┣ ┳ ┫┻ ╋┠ ┯ ┨ ┷ ┿ ┝ ┰ ┥ ┸ ╂ ┒ ┡ ┚ ┙ ┖ ┕ ┎ ┍ ┞ ┟ ┡ ┢ ┶ ┧ ┩ ┪ ┮ ┱ ┲ ┵ ┶ ┹ ┽ ┾ ╀ ╁ ╃ ╄ ╅ ╆ ╇ ╈ ╉ ╊

㉠ ㉡ ㉢ ㉣ ㉤ ㉥ ㉦ ㉧ ㉨ ㉩ ㉪ ㉫ ㉬ ㉭㉮ ㉯ ㉰ ㉱ ㉲ ㉳ ㉴ ㉵ ㉶ ㉷ ㉸ ㉹ ㉺ ㉻㈀ ㈁ ㈂ ㈃ ㈄ ㈅ ㈆ ㈇ ㈈ ㈉ ㈊ ㈋ ㈌ ㈍㈎ ㈏ ㈐ ㈑ ㈒ ㈓ ㈔ ㈕ ㈖ ㈗ ㈘ ㈙ ㈚ ㈛

ⓐ ⓑ ⓒ ⓓ ⓔ ⓕ ⓖ ⓗ ⓘ ⓙ ⓚ ⓛ ⓜ ⓝ ⓞ ⓟ ⓠ ⓡ ⓢ ⓣ ⓤ ⓥ ⓦ ⓧ ⓨ ⓩ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬ ⑭ ⑮⒜ ⒝ ⒞ ⒟ ⒠ ⒡ ⒢ ⒣ ⒤ ⒥ ⒦ ⒧ ⒨ ⒩ ⒪ ⒫ ⒬ ⒭ ⒮ ⒯ ⒰ ⒱ ⒲ ⒳ ⒴ ⒵⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ ⒀ ⒁ ⒂

ⅰ ⅱ ⅲ ⅳ ⅴ ⅵ ⅶ ⅷ ⅸ ⅹⅠ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅵ Ⅶ Ⅷ Ⅸ Ⅹ

½ ⅓ ⅔ ¼ ¾ ⅛ ⅜ ⅝ ⅞ ¹ ² ³ ⁴ ⁿ ₁ ₂ ₃ ₄

ㄱ ㄲ ㄳ ㄴ ㄵ ㄶ ㄷ ㄸ ㄹ ㄺ ㄻ ㄼ ㄽ ㄾ ㄿ ㅀㅁ ㅂ ㅌ ㅍ ㅎ ㅋ ㅏ ㅐ ㅑ ㅒ ㅓ ㅔ ㅕ ㅖ ㅗ ㅘ ㅙ ㅚ ㅛ ㅜ ㅝ ㅞ ㅟ ㅠ ㅡ ㅢ ㅣㅌ :ㅥ ㅦ ㅧ ㅨ ㅩ ㅪ ㅫ ㅬ ㅭ ㅮ ㅯ ㅰ ㅱ ㅲ ㅳ ㅴ ㅵ ㅶ ㅷ ㅸ ㅹㅺ ㅻ ㅼ ㅽ ㅾ ㅿ ㆀ ㆁ ㆂ ㆃ ㅻ ㆅ ㆆ ㆇ ㆈ ㆉ ㆊ ㆋ ㆌ ㆍ ㆎ

Α Β Γ Δ Ε Ζ G Η Θ Ι Κ Λ Μ Ν Ξ Ο Π Ρ Σ Τ Υ Φ Χ Ψ Ωα β γ δ ε ζ η θ ι κ λ μ ν ξ ο π ρ σ τ υ φ χ ψ ω Λ

11.1기본검색

양식 제목, 문서 제목, 문서 내용, 첨부파일명, 기안자명에서 검색어와 맞는 항목이 있으면 결과로 보여줍니다. 기본검색을 사용하면 상세한 조건을 지정하지 않아도 된다는 장점이 있습니다.

기본검색을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 전자결재 오른쪽 상단에 있는 검색창에 검색어를 입력합니다.

    검색어는 2자 이상 64자 이하로 입력합니다.

  2. 검색아이콘()을 클릭합니다.

그림 4전자결재 기본검색

11.2상세검색

문서의 제목, 검색 기간, 기안자 등 검색조건을 상세하게 설정하여 검색합니다. 상세검색하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 기본검색창 옆에 있는 화살표()를 클릭합니다.

  2. 상세 검색창이 팝업으로 나타나면, 각 항목을 지정 및 입력합니다.

그림 5전자결재 상세검색

  1. 검색을 클릭합니다.

상세검색을 사용하면, 한번에 여러 가지 검색조건을 지정할 수 있다는 장점이 있습니다.