8.1내 경비관리

증빙처리가 끝이 보이지 않아요.: 경리회계 담당자들이 하는 가장 공통된 말 중에 하나입니다. 이제 경리회계 서비스와 함께 도입되는 경영지원이라면, 걱정하지마세요. 법인카드를 더불어 개인경비까지 등록이 가능하며, 나아가 다우오피스 전자결재와 연동처리를 통해 한 번에 해결 가능!

8.1.1경비 조회·청구

회사 법인카드나 개인경비,일반영수증이나 유류비를 청구할 수 있는 3가지 탭을 확인할 수 있습니다.

그림 8-1경비 조회 및 청구

1회사 법인카드: 회사 명의로 만들어진 신용, 체크카드입니다. 지정된 사용자만 확인이 가능하며, 기간에 따라 어떤 내역을 사용하고 얼마나 썼는지 확인할 수 있습니다.

2개인경비, 일반영수증: 개인 신용카드, 개인 현금영수증, 간이영수증, 증빙없는 지출 등 개인이 회사업무로 인하여 발생된 영수증을 청구하는 곳입니다. 누구나 접근이 가능하며 청구가 가능합니다.

3유류비: 출퇴근, 업무, 업무외 사유로 발생된 유류비를 청구하는 곳입니다. 누구나 접근이 가능하며 청구가 가능합니다.

유류비 청구는 경리회계 > 환경설정에서 유류비 설정 사용여부를 ON해야 접근이 가능합니다.

8.1.1.1회사 법인카드

회사 법인카드를 사용하는 지정된 직원만 조회되는 화면입니다.

그림 8-2지정되지 않은 사용자화면

그림 8-3회사법인카드

1검색조건: 법인카드 사용 기간과 전자결재 상태를 확인할 수 있습니다.

2카드확인: 지정된 내 카드를 확인할 수 있습니다. 법인카드 사용자로 여러개 지정되어 있다면 카드명 선택을 통해 해당 카드 내역 청구 확인이 가능합니다.

3결재금액확인: 총 청구내역 중, 결재가 필요한 금액과 결재중 및 결재가 완료된 금액을 알려주는 요약내역입니다.

4전자결재: 이거나 인 내역을 부분선택하거나 전체 선택하여 전자결재를 요청합니다. 다우오피스 전자결재 요청과 연동됩니다.

8.1.1.1.1법인카드 경비 청구해보기

조회된 내역에서, , 인 내역을 선택하여 결재요청 클릭 시 사용용도 및 상세 사용용도, 프로젝트를 지정할 수 있습니다.

그림 8-4회사법인카드

전자결재: 이거나 인 내역을 부분 선택하거나 전체 선택하여 전자결재를 요청합니다.

경비사용내역 전자결재 요청 팝업: 선택한 항목에 대한 사용용도와 상세 사용용도 및 프로젝트를 입력합니다.

사용용도가 뭐죠?: 법인카드, 개인경비를 청구함에 있어서 어떠한 목적을 가지고 사용했는지 함축된 단어로 표시된 것을 말합니다. 사용용도를 클릭하여 아래 지정된 사용용도 중 하나를 고르거나 부분단어를 적은 후 tab키를 누르면 해당 사용용도가 내역으로 지정됩니다.

그림 8-5사용용도

저장: 저장버튼을 누르게 되면 다우오피스 전자결재창을 호출하지 않고, 내가 입력한 내용만 저장합니다.

그림 8-6내역 저장

저장 후 결재요청: 저장 후 결재요청 버튼을 누르게 되면 내가 입력한 내용 저장과 함께 저장된 내역을 [법인카드 지출품의서] 전자결재 양식을 호출합니다.

그림 8-7법인카드 지출품의서

법인카드 작성 및 결재에 따른 상태는 다음과 같습니다.

▶ ▶ ▶

8.1.1.1.2검색조건 활용해보기

그림 8-8검색조건 사용성

상단 요약 버튼을 클릭해보세요!

결재가 되지 않은 내역, 결재 중인 내역 그리고 결재완료된 내역까지 한 번에 정렬처리를 도와줍니다.

8.1.1.2개인카드, 현금영수증 등

개인경비를 청구할 수 있는 곳입니다. 누구나 접근이 가능하며, 청구 할 수 있습니다.

그림 8-9개인경비

1검색조건: 내가 작성한 경비 내역 기간을 조회하거나, 전자결재 상태, 그리고 경비 종류를 검색할 수 있습니다.

2결재금액확인: 총 청구내역 중, 결재가 필요한 금액과 결재중 및 결재가 완료된 금액을 알려주는 요약내역입니다.

3등록: 개인경비는 직접 등록해야하기 때문에, 영수증을 기반으로 경비청구를 작성하면 됩니다.

4삭제: 등록한 경비내역은 상태일때 삭제가 가능합니다.

5전자결재: 인 내역을 부분선택하거나 전체 선택하여 전자결재를 요청합니다. 다우오피스 전자결재 요청과 연동됩니다.

6청구내역조회: 내가 등록한 경비내역과 결재상태를 확인할 수 있습니다.

8.1.1.2.1개인경비 청구해보기

법인카드와는 다르게, 개인경비는 내가 직접 등록을 하는 것부터 절차가 시작됩니다. 순서대로 따라오면서 개인경비를 청구해보세요!

그림 8-10개인경비 등록

영수증 등록버튼을 누르면 경비내역을 상세히 적을 수 있는 화면이 나옵니다. 필수항목이 지정되어있으므로 지정된 항목값은 꼭 입력해주세요.

그림 8-11개인경비 등록

청구할 수 있는 개인경비 영수증은 개인카드, 개인현금영수증, 간이영수증, 증빙없는 지출 총 4가지로 이루어져 있습니다.

첨부파일은 이미지파일만 첨부가 가능합니다.

jpeg, jpg, bmp, png, gif 파일만 지원합니다.

그림 8-12개인경비 등록

개인경비를 한 번에 몰아서 청구하는 경우, 버튼을 통해서 계속 등록 버튼을 누르지 않고도 계속 등록이 가능합니다!

그림 8-13개인경비 등록

저장 된 영수증이 잘못되었다면, 수정하고 싶은 Row를 클릭해보세요. 팝업과 함께 수정할 수 있는 팝업창을 확인 할 수 있습니다.

그림 8-14개인경비 등록

상태인 내역을 체크하여 전자결재를 처리합니다. 전체를 선택할 수 있으며 또한 해당 내역에서 내용도 다시 수정이 가능합니다. 버튼을 누르게되면 [개인경비 지출품의서] 전자결재 양식을 호출합니다.

만약, 경비 예산관리 대상일 경우 개인경비 등록시 관리대상별 사용용도마다 잔여 예산이 표기됩니다.

그림 8-15개인경비 등록(예산관리 대상일 경우)

[개인경비 지출품의서] 전자결재 요청 전, 사용용도 별 잔여 예산이 표기되며 잔여 예산을 초과하여 전자결재를 진행할 수 없습니다. 특정 사용용도의 신청 청구금액이 잔여 예산을 초과하는 경우 잔여예산의 금액이 빨간색 텍스트로 표현됩니다. 단, 인 경우에 잔여 예산을 초과하여 [개인경비 지출품의서] 전자결재를 진행할 수 있습니다.

예산 초과 청구 가능 여부에 대한 설정은 총 예산관리자(경리회계 담당자)에게 문의하시기 바랍니다!

그림 8-16개인경비 등록

개인경비 작성 및 결재에 따른 상태는 다음과 같습니다.

▶ ▶

8.1.1.2.2검색조건 활용해보기

그림 8-17개인경비 등록

상단 요약 버튼을 클릭해보세요!

결재가 되지 않은 내역, 결재 중인 내역 그리고 결재완료된 내역까지 한 번에 정렬처리를 도와줍니다.

8.1.1.3유류비

개인용 차량 주행 후 회사에 유류비를 청구 하기 위한 탭입니다. 경리회계 담당자가 차량 관리 메뉴에서 등록된 차량의 사용자로 지정한 임직원에 한하여 유류비 탭이 활성화 됩니다.

그림 8-18유류비

1검색조건: 임직원이 유류비 청구시 기재한 운행일 기간을 조회하거나, 전자결재 상태를 검색할 수 있습니다.

2결재금액확인/운행거리: 유류비 총 청구내역 중, 결재가 필요한 금액과 결재중 및 결재가 완료된 금액을 알려주는 요약내역과 조회한 기간의 누적 운행거리를 합산하여 보여줍니다.

3유류비 청구 : 유류비 청구는 실제 운행한 내역을 기준으로 등록합니다.

4삭제: 등록한 유류비 청구 내역은 상태일 때 삭제 가능합니다.

5전자결재: 인 내역을 부분 선택하거나 전체 선택하여 전자결재를 요청합니다. 다우오피스 전자결재 요청과 연동됩니다.

6유류비 정보: 현재 설정된 단가정보입니다. 청구된 날짜에 따라 적용된 유류비가 다를 수 있습니다.

7유류비 청구 내역조회: 내가 등록한 유류비 청구 내역과 결재상태를 확인할 수 있습니다.

8.1.1.3.1유류비 청구 해보기

유류비 청구는 실제 운행한 내용을 바탕으로, 임직원이 직접 등록을 하는 것부터 절차가 시작됩니다. 순서대로 따라오면서 유류비를 청구해보세요!

그림 8-19유류비 청구 등록

유류비 청구 버튼을 누르면 운행 내역을 상세히 적을 수 있는 화면이 나옵니다. 필수항목이 지정 되어 있으므로 지정된 항목값은 꼭 입력해주세요.

그림 8-20유류비 청구 등록

유류비 청구시 등록시 선택가능한 운행 목적은 출퇴근, 업무, 업무외 총 3가지로 이루어져 있습니다.

유류비는 운행거리 입력시, 경리회계 담당자가 설정한 유류비 단가 계산방식에 따라 자동 계산 됩니다.

단, 자동 계산 된 유류비가 아닌 경우 유류비 변경 을 체크시 유류비를 변경 가능하며, 변경사유를 꼭 입력하셔야 합니다.

그림 8-21유류비 청구 등록

유류비 청구를 한 번에 몰아서 등록하는 경우, 버튼을 통해서 계속 등록 버튼을 누르지 않고도 계속 등록이 가능합니다!

그림 8-22유류비 청구 등록

등록 된 유류비 청구 내역이 잘못되었다면, 수정하고 싶은 행를 클릭해보세요. 팝업과 함께 수정할 수 있는 팝업창을 확인 할 수 있습니다.

그림 8-23유류비 청구 등록

유류비 청구 관련, 작성 및 결재에 따른 상태는 다음과 같습니다.

▶ ▶

그림 8-24유류비 청구 등록

유류비 지출품의서의 상세 내역 중, 첨부 아이콘 클릭시 출발지에서 도착지까지의 최단 경로를 지도 이미지로 표기해줍니다.

8.1.1.3.2운행기록 가져오기

유류비 청구 시, Cartax Biz 운행기록 또는 경영지원에 등록한 수기 운행기록을 활용해보세요.

그림 8-25유류비 청구 등록

1Cartax Biz 운행기록: Cartax Biz와 연동되어있다면 노출되는 버튼입니다. 간단한 로그인 인증정보를 통해 Cartax biz에서 등록한 운행기록을 가져올 수 있습니다.

2경영지원 운행기록: 경영지원 차량운행일지에서 직접(수기)등록한 내역을 가져올 수 있습니다.

3로그인 정보: Cartax Biz에 로그인한 사용자 정보 및 약관, 동의일자등을 확인하는 곳입니다.

8.1.1.3.2.1Cartax Biz 운행기록 가져오기

버튼을 클릭합니다. 운행기록을 가져오기 전에 로그인을 먼저 진행해야 합니다.

그림 8-26Cartax Biz 운행기록 가져오기

1로그인정보: Cartax Biz 모바일 App에 로그인한 본인의 사용자 계정 ID/PW를 입력합니다.

2개인정보 수집 및 이용약관: 필수 체크 사항이며, 연동 후 언제든지 철회가 가능합니다.

표 8-1이용약관
개인 정보 수집 및 이용동의
다우오피스 경리회계, 경영지원에서 차량 운행일지 및 유류비 청구를 위해 Cartax Biz를 통한 차량 운행정보 스크래핑 서비스 이용을 위해서는 개인정보 수집 및 동의가 필요합니다. 1. 수집 및 이용 목적: 이용자 확인 및 스크래핑 방식의 차량 운행내역을 통한 차량 운행일지 및 유류비 처리를 위한 서비스 이용 제공 2.수집하는 개인정보 항목 : API KEY를 통한 회사 정보, 이용자 정보(이용자 아이디, 비밀번호, 이름, 이메일, 부서), 차량정보 (차량 구분, 차량명, 차량 번호, 차량 유종, 차량 연비, 운행 목적, 운행 시작/종료 일시, 운행 거리, 누적 운행거리, 출발/도착지 정보, 기타 메모) 3. 개인정보 보유 및 이용기간 : 다우오피스 계정 삭제 시까지 ※ 동의에 의해 수집된 정보로 작성된 문서(결재 등)는 재직 중인 회사의 내부 정책에 따라 보관됩니다. ※ 서비스 이용 기간 고객은 본 동의를 거부할 권리가 있으며, 동의 거부 시 서비스 이용이 불가능합니다.